verlagsvorschau.info

Поделки из яиц от киндер сюрприза

Поделки из яиц от киндер сюрприза 938
02.06.2015

Расчеты с подотчетными лицами: оформляем правильно

Внимание !!!!

Уникальный материал!!!



Расчеты с подотчетными лицами


Содержание


Раздел 1. Расчеты с подотчетными лицами по операциям, связанным с приобретением товаров, работ, услуг

1.1.Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

1.2.Документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами

1.2.1.Выдача подотчетных сумм

1.2.2.Сроки и порядок предоставления отчетности

1.3. Ошибки в авансовом отчете на покупку ТМЦ, которые вызовут претензии инспекторов

1.4. Реквизиты кассового чека на ГСМ, неточности в которых приводят к спорам 

1.5. Ошибки при оформлении затрат на оплату парковки служебного автомобиля и штрафстоянок

1.6. Если работник потратил личные средства

1.7.Бухгалтерские проводки

Раздел 2. Служебная командировка


2.1.Служебная командировка: понятие и возможная продолжительность

2.2. Документальное оформление командировки

2.3.Выдача денег на командировку

2.4. Порядок признания командировочных расходов


Раздел 3. Представительские расходы


Читать материал дальше





Раздел 1.Расчеты с подотчетными лицами по операциям, связанным с приобретением товаров, работ, услуг


1.1.Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами



Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

- приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;

- оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительскими расходами.



Выдача и возврат подотчетных сумм являются кассовыми операциями. Особенности их совершения предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ ("Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"(утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П)(далее - Порядок). Организации, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны соблюдать требования Порядка.

Центробанк в Письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 подчеркнул, что выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации, нормативными актами Банка России не предусмотрена.

Теперь разберемся, какие денежные средства можно выдавать из кассы в подотчет. Во-первых, это денежные средства, полученные в банках. При этом в чеке должна быть указана соответствующая цель осуществления расхода. Во-вторых, источником подотчетных сумм могут выступать денежные средства, поступающие в кассу организации от покупателей, но только при наличии разрешения обслуживающего банка.

С 22.07.2007 вступило в силу Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У, согласно которому поступившие в кассу организации, а также индивидуального предпринимателя наличные деньги за проданные товары (работы, услуги) и страховые премии стало можно расходовать на:

- заработную плату и иные выплаты работникам (в том числе социального характера);

- стипендии;

- командировочные расходы;

- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

- выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;

- выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Данный список является закрытым, поэтому расходовать денежные средства, поступившие в кассу, на другие цели, например на предоставление займов, нельзя. (Приложение к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т)

К сведению: действующим законодательством не предусмотрена ответственность за использование денежных средств не по целевому назначению и расходование средств из выручки без согласования с банком. Однако банки проверяют выполнение организациями требований о целевом использовании полученных в банках денежных средств и расходовании средств из выручки и при необходимости предъявляют к ним соответствующие требования (п. 13 Письма ЦБ РФ от 16.03.1995 N 14-4/95).


1.2. Документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами


Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, документов, сопутствующих этим расчетам, очень много, так как данные расчеты связаны с прочими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по иным разделам учета.

Основные документы, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами:

1) для проведения расчетов с командировочными лицами:

- авансовые отчеты (Унифицированная форма № АО-1);

- приказы о направлении сотрудников в командировки (Унифицированная форма № Т-9а);

-служебное задание (Унифицированная форма №Т-10а)

- заявление на выдачу денег из кассы;

- документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения ( № Т-10), проездные билеты, счета гостиниц);

- копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

2) для проведения расчетов по хозяйственным операциям:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- заявление на выдачу денег из кассы;

- оправдательные первичные документы;

3) расчеты по представительским расходам:

- авансовые отчеты;

- заявление на выдачу денег;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов;

4) оправдательные первичные документы:

- Главная книга;

- журнал-ордер N 7;

- журнал-ордер N 1;

- кассовая книга.




Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (Пункт 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П).


Образец заявления №1 :


Выдать под отчет 3000 руб. Директору ООО "Промсервис"

на срок 10 дней. Иванову Д.В.

Иванов от помощника бухгалтера

---------- 02.04.2012 Куликова Е.А.



Заявление


Прошу выдать под отчет денежные средства в размере 3000 руб. на покупку канцелярских товаров.





Куликов

---------- Е.А. Куликов

02.04.2012






Образец заявления №2 :


Выдавать с 1 февраля 2012 года.

под отчет по 10000 руб .по мере необходимости Директору ООО "Промсервис"

на срок 10 дней. Иванову Д.В.

Иванов от начальника АХО

---------- 02.04.2012 Куликова Е.А.






Заявление


Прошу выдавать под отчет денежные средства на покупку товаров для хозяйственных нужд.








Куликов

---------- Е.А. Куликов

02.04.2012


1.2.2.Сроки и порядок предоставления отчетности


По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного в заявлении либо со дня выхода на работу

На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной - записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.


Требования к оправдательным документам


Документ

На что обратить внимание в документах

Товарный чек

Чек обязательно должен содержать:
- наименование документа и дату его составления;
- наименование организации-продавца (Ф.И.О.
предпринимателя);
- перечень купленных товаров, их количество с указанием
измерителя и цены;
- должность лица, оформившего документ, и его подпись

Документ об
оплате,
выдаваемый взамен
кассового чека

Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а
также:
- порядковый номер документа;
- ИНН продавца;
- фамилия и инициалы лица, оформившего документ

БСО

Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны
шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на
сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место
нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж
(если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на
БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа
(билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг
такси и др.), должна стоять печать продавца

Товарная накладная (акт об
оказании услуг
или выполнении
работ)

В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика)
должно значиться ООО "Промсервис"

В качестве покупателя и грузополучателя должно
значиться ООО "Промсервис".
В счете-фактуре на аванс в
строке 5 ("К платежно-
расчетному документу...") должны быть указаны дата и
номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в
графе "Наименование товара (описание выполненных работ,
оказанных услуг), имущественного права" должно быть
указано наименование товаров (работ, услуг), за которые
вносится предоплата. Хотя возможна и общая
формулировка - например, продукты питания, строительные
материалы и т.д.

Квитанция к ПКО
(унифицированной
формы N КО-1)

Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать,
а также оттиск штампа, подтверждающего проведение
операции (например, "Оплачено")

Справка о покупке
или продаже
валюты

Нужно проверить правильность заполнения паспортных
данных. Печать банка не обязательна

Договор о
приобретении
товаров (работ,
услуг) у физлица-
непредпринимателя

В договоре должны быть указаны Ф.И.О. физлица, его
паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре
купли-продажи - наименование покупаемого товара, в
договоре возмездного оказания услуг - вид услуги и
сроки ее оказания, в договоре аренды - адрес помещения
и срок аренды)

Расписка физлица-
непредпринимателя

Должны быть указаны дата ее составления, полученная
сумма, ее назначение (ссылка на договор), Ф.И.О. и
паспортные данные получателя, его подпись



1.3. Ошибки в авансовом отчете на покупку ТМЦ, которые вызовут претензии инспекторов


1. Удаление обязательных реквизитов. Некоторые организации самостоятельно дополняют унифицированную форму авансового отчета N АО-1. Минфин России не возражает против этого (Письмо от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414).

Однако чиновники подчеркивают, что вносить дополнительные строки разрешается, а вот удалять отдельные реквизиты строго запрещено. В случае такого удаления, которое нередко допускается при составлении собственной формы, затраты, произведенные работником, инспекторы вычеркнут из состава налоговых расходов. Основание - ненадлежащее документальное подтверждение (Письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764 и ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890).

Суды, скорее всего, примут сторону налогового органа. Такие выводы можно сделать из постановлений, вынесенных по спорам, связанным с удалением обязательных реквизитов из других первичных документов (Постановления ФАС Московского от 25.04.2011 по делу N А40-35952/10-112-219 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 16.08.2011 N ВАС-10673/11), Восточно-Сибирского от 25.04.2011 по делу N А19-16712/10 и Северо-Западного от 15.03.2011 по делу N А13-19351/2009 округов).

Однако есть решения арбитров в пользу налогоплательщиков. Некоторые суды указывают, что нарушение порядка заполнения первичных документов не опровергает реальности хозяйственных операций, соответственно, такие документы могут подтвердить расходы организации. К примеру, Постановления ФАС Северо-Западного от 16.03.2012 по делу N А26-3924/2011, от 02.06.2011 по делу N А13-7090/2010, от 31.03.2011 по делу N А52-4759/2009 и от 10.03.2011 по делу N А56-5540/2010, Восточно-Сибирского от 27.09.2011 по делу N А33-13342/2010 и Западно-Сибирского от 14.10.2010 по делу N А81-1578/2008 округов.

2. Авансовый отчет не утвержден руководителем организации. Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) отчет должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации. В случае отсутствия подписей документ признается недействительным. Соответственно, компания не вправе принять суммы по такому отчету к налоговому учету.

Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях судов Северо-Кавказского от 04.05.2008 по делу N А32-19569/2007-3/361 и Восточно-Сибирского от 21.02.2008 по делу N А33-1947/07 округов. Одним из доводов, приведенных арбитрами, являлось то, что расходы по авансовому отчету признаются на дату его утверждения (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Однако такая позиция не бесспорна. Так, например, есть решение суда, в котором указано, что если подотчетное лицо оплатило услуги, то, исходя из п. 2 ст. 272 НК РФ, датой признания затрат будет дата подписания акта приемки-передачи самих услуг. При этом момент утверждения авансового отчета и момент признания расходов по нему могут не совпадать (Постановление ФАС Уральского округа от 10.12.2009 N Ф09-9824/09-С3).

3. Сотрудник поздно представил отчет. Сотрудник, который получил денежные средства под отчет, должен представить отчет не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который были выданы эти средства. Такое требование установлено в п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П). Непредставление сотрудником авансового отчета в установленный срок является нарушением кассовой дисциплины.

Однако налоговики не вправе привлечь за это компанию к административной ответственности. Случаи, когда компанию или подотчетное лицо могут оштрафовать за нарушение ведения кассовых операций, перечислены в ст. 15.1 КоАП РФ, и непредставление авансового отчета там не упомянуто.

Отметим, что при выявлении этого нарушения инспекторы, вероятно, будут настаивать на уплате НДФЛ с выданной суммы денежных средств. Но суды, скорее всего, примут сторону налогоплательщика, исключив подотчетную сумму из налоговой базы работника по НДФЛ (Постановления ФАС Московского округа от 16.06.2010 по делу N А40-125078/09-126-900 и от 11.11.2009 по делу N А41-7052/09).

4. В авансовом отчете нет перечня документов, подтверждающих оплату расходов. Такими документами служат контрольно-кассовые чеки и приходно-кассовые ордера. При их отсутствии авансовый отчет не может являться надлежащим доказательством осуществления расходов. Суды придерживаются аналогичного мнения (Постановления ФАС Дальневосточного от 08.09.2010 по делу N А04-8105/2009 и Волго-Вятского от 02.06.2010 по делу N А28-7022/2008-201/9 округов).

Кроме того, суды иногда соглашаются с тем, что суммы, выданные подотчетному лицу, в этом случае следует расценивать как доход, облагаемый НДФЛ (Постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 по делу N А55-1433/2009, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 24.04.2008 по делу N А40-2763/08-107-11 (оставлено в силе Постановлением ФАС Московского округа от 17.10.2008 N КА-А40/9830-08)).

Однако некоторые суды поддерживают налогоплательщиков, указывая, что подотчетные суммы не являются доходом работника. Для начисления налога проверяющие должны доказать факт использования полученных денежных средств работником в личных целях (Постановления ФАС Волго-Вятского от 03.02.2012 по делу N А82-3116/2011, Уральского от 01.06.2010 по делу N А47-6503/2009 и Северо-Западного от 10.07.2008 по делу N А56-4753/2007 округов).

5. В чеке, прилагаемом к авансовому отчету, указана только итоговая сумма приобретенных товаров. Если документ, подтверждающий расходы работника, не содержит перечня приобретенных им товаров, то расходы по такому авансовому отчету налоговики могут не признать. По мнению инспекторов, при отсутствии кассовых и товарных чеков с указанием наименования товаров такие суммы нельзя считать обоснованным расходом.

Хотя некоторые суды указывают на то, что отсутствие расшифровки приобретенных товаров не является причиной для исключения таких затрат из числа налоговых расходов (Постановления ФАС Поволжского округа от 02.10.2008 по делу N А55-911/2008 и от 03.02.2006 по делу N А55-14012/05-32).




1.4. Реквизиты кассового чека на ГСМ, неточности в которых приводят к спорам


Фактически основным документом, который подтверждает расходы компании на бензин и дизельное топливо для служебных автомобилей, является кассовый чек, прилагаемый к авансовому отчету. Правильность его заполнения обезопасит признание затрат в налоговом учете.


Проанализировав реквизиты в кассовых чеках, которые сотрудники приносят чаще всего, компания может дать рекомендации не заправляться на тех или иных АЗС. Либо же бухгалтерия, предвидя налоговые претензии, может сразу признать, что часть расходов не уменьшит налогооблагаемую прибыль. Итак, предположим, что водитель организации, совершавший поездки по Москве, представил в бухгалтерию кассовые чеки на бензин .



ООО "АЗС" ────────────────────────── <1> наименование

продавца

г. Москва, Пятницкое шоссе, вл. 15

СОХРАНЯЙТЕ ЧЕК ДО КОНЦА ЗАПРАВКИ!



<2> номер ККТ ─────── ККМ 00024528 ИНН 009309359770 #7841 ────── <12> ИНН продавца

<11> дата и время ──── 22.07.2012 18:22 Лебедева У.М. ─────── <8> идентификатор

покупки ПРОДАЖА N 9186 ────┐ оператора

TMS30-N: 3701/2 └── <3> порядковый

номер чека

000007 - Бензин Аи-92 класс 4 ТРК: 04 ────────────── <9> номер топливно-

<6> марка ─────────────────────────────┘ 11.110 x 27.00 раздаточной колонки

нефтепродукта 1 │ =299.97 ┌───── <14> НДС не выделен

<7> количество ─────────────────────────────────────────┘ ───────┘ отдельно

ИТОГ =299.97 ─────── <4> стоимость покупки

наличными =299.97 ────── <10> сумма, внесенная

─────────────────────ФП────────────────────── покупателем,

<5> номер кассовой ──────── ЭКЛЗ 0879605053 │ и сумма сдачи

ленты 00140164 #037652 └──────────────────────── <13> признак фискального

режима

СПАСИБО ЗА ПОКУПКУ

Горячая линия тел.: 8-800-715-51-51



ЗАО "АЗС" ───────────────────── <1> наименование

продавца

Автодорога Москва-СПб

161 км



АЗС 0005 КАССА 0001 ОПЕРАТОР 0055 ───────── <8> номер оператора

ИНН ОРГ.-ПРОДАВЦА 005005035353 ─────── <12> ИНН продавца

<6> марка нефтепродукта ───── (АИ-92-3ФОРА N 5:0000 600.00

<9> номер топливно- ─────────────────────────┘

раздаточной колонки ФОРА-92

РУБ 26,40 x 22,730 ─────────────────────────── <7> количество

────────────────────────────────────────────

ИТОГО 600.00 ───── <4> стоимость покупки

────────────────────────────────────────────

─────────── <14> НДС не выделен

Рубль России 600.00 отдельно

└─────── <10> сумма, внесенная

<5> номер кассовой ────────── ЭКЛЗ 0872850586 покупателем,

ленты Горячая линия и сумма сдачи

8-800-800-70-70 ┌────────────────── <11> дата и время

<3> порядковый ────────────── ЧЕК 0100 12/06/2012 10:10 1129 покупки

номер чека ФИСКАЛЬНЫЙ РЕЖИМ 82144290

ФР ───────────────────────── <13> признак

<2> номер ККТ ─────────────── 00157423 #042744 фискального режима


1 - 4. Кассовый чек содержит не все обязательные реквизиты. Кассовый чек является первичным учетным документом и должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 4 Положения по применению ККМ (утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745, далее - Положение), действующего в части, не противоречащей Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Содержание кассового чека также подробно описано в Письме УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 N 17-15/041152. Так, на выдаваемом покупателям кассовом чеке должны отражаться следующие реквизиты:

- наименование организации (1);

- ИНН продавца (12);

- заводской номер ККТ (2);

- порядковый номер чека (3);

- дата и время покупки или оказания услуги (11);

- стоимость покупки или услуги (4);

- признак фискального режима (13).

На чеке, выданном подотчетному лицу, могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ. Так, например, если на ККМ установлена электронная кассовая лента защищенная (ЭКЛЗ), то данный реквизит также приобретает статус обязательного (5).

При отсутствии любого из реквизитов или невозможности их прочтения чеки не могут служить оправдательными документами для целей налогообложения (к примеру, Письмо УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 N 20-12/56636@).

6 - 10. В чеке, который выдала автозаправочная станция, не указаны реквизиты, обязательные для сферы торговли нефтепродуктами. В сфере обеспечения нефтепродуктами для всех ККМ предусмотрены дополнительные реквизиты, которые обязательны для отражения в чеках. Такие Технические требования установлены решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (Письмо ГМЭК от 28.11.1994 N АО-7-272 и Приложение N 3 к Протоколу от 10.11.1994 N 14). Чеки, которые подотчетное лицо получило на автозаправке, должны также содержать следующие обязательные реквизиты:

- марка нефтепродукта (6);

- количество (7);

- идентификатор (номер) оператора (8);

- номер раздаточного крана или топливно-раздаточной колонки (9);

- вид оплаты, а также номер карты при безналичной оплате;

- сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате (10);

- поле для отметки номера и суммы чека коррекции.

Отсутствие таких реквизитов может привести к тому, что налоговики откажут в признании затрат по ним. Хотя вероятность этого крайне низкая. На практике не удалось найти ни одного судебного дела, в котором бы инспекторы выдвигали подобные претензии.

11. На чеке указаны неверная дата или неточное время приобретения товара. Налоговики могут попытаться отказать в признании расходов по чеку, в котором указана неверная дата или проставлено неточное время приобретения товара. Очевидно, что такое нарушение является существенным для подотчетного лица. Ведь если, к примеру, автомобиль был в служебном рейсе со 2 по 3 августа, а чек на приобретение ГСМ датирован, например, 6 августа, то такое обстоятельство будет аргументом в пользу проверяющих.

Однако некоторым организациям удается оспорить такой аргумент в суде. Налогоплательщики заявляют, что, возможно, на кассовом аппарате АЗС было установлено неправильное время. При этом подотчетник действительно заправлял транспортное средство во время служебной поездки.

Есть решения судей, которые не считают нарушением неверное указание времени в чеке, ссылаясь на то, что неправильная фиксация времени не влечет за собой неправильную работу ККТ. Главное, чтобы техника была технически исправная, зарегистрированная в налоговом органе, не имела нарушений пломбы ЦТО, а также не подвергалась несанкционированному доступу, позволяющему исказить данные фискальной памяти (Постановления ФАС Восточно-Сибирского от 24.02.2011 N А33-12037/2010 и Уральского от 06.10.2010 N Ф09-8020/10-С1 округов).

12. Работник осуществлял расходы в одном регионе, а ИНН юрлица, выдавшего чек, соответствует другому региону. Один из реквизитов, на который бухгалтеру стоит обратить внимание, - ИНН юрлица, указанного в чеке. Его первые четыре цифры с большой долей вероятности (если компания-продавец не переезжала в другую область или край) укажет код ИФНС и регион, где находится эта заправка. Адрес ИФНС по коду можно узнать с помощью сервиса ФНС на сайте www.nalog.ru во вкладке "Адрес и платежные реквизиты Вашей инспекции".

Так, например, если водитель должен был находиться по работе в пределах г. Москвы, а принес для отчета чек, в котором проставлен ИНН организации с начальными цифрами 6905, очевидно, что он заправлялся за пределами региона, а конкретнее в Тверской области. Такое несовпадение желательно прояснить. Это может понадобиться как для налоговых органов, так и для самой компании, чтобы выяснить, по служебной ли надобности работник ездил в другой регион.

Причем объяснение, что ИНН принадлежит головной организации, зарегистрированной в ином регионе, в отличие от АЗС, вряд ли будет принято во внимание. Налоговые органы требуют, чтобы на чеках, которые выдают обособленные подразделения, были указаны их наименование и КПП (Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 22-12/15387).

13. В чеке не указан признак фискального режима. Согласно п. 5 Положения кассовые чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью ККМ в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак.

Признак фискального режима является одним из обязательных реквизитов, поэтому его отсутствие в чеке, скорее всего, повлечет отказ в признании расходов. Ведь организациям запрещено осуществлять реальные расчеты с покупателями и выдавать им кассовые чеки в нефискальном режиме, то есть до регистрации ККТ в налоговой инспекции. В п. 5 Положения указано, что применение ККМ с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению контрольно-кассовых машин.

Так, например, в Постановлении от 17.12.2007 N А49-2412/07-123А/16 ФАС Поволжского округа посчитал, что чеки при отсутствии признака фискального режима вообще не являются кассовыми чеками и не служат доказательством расходов.

Однако если налогоплательщик представит иные документы, подтверждающие оплаты, например товарный чек, арбитры примут его сторону (Постановление ФАС Центрального округа от 21.11.2007 N А48-4785/06-18 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 08.05.2008 N 3454/08)).

У разных моделей ККТ признак фискального режима отражается по-разному. Например, это может быть:

- особый шрифт или графический знак;

- фраза "Фискальный чек";

- аббревиатура ФП или только одна буква Ф.

Эти слова или буквы могут быть размещены на серой или черной полосе, напечатаны курсивом и т.д. Хотя могут быть и другие признаки фискального режима.

14. В чеке не выделен НДС отдельной строкой. Одним из спорных вопросов является необходимость выделения сумм НДС в чеке отдельной строкой. По мнению налоговиков, для получения вычета организациям, приобретающим товары в розничных торговых сетях, необходимо представить кассовые чеки с выделенным НДС (Письмо МНС России от 13.05.2004 N 03-1-08/1191/15@). Чиновники ссылаются на то, что такое требование прямо закреплено в п. 4 ст. 168 НК РФ.

Однако такая позиция спорна. НК РФ не содержит указаний на то, что невыделение в расчетных документах суммы НДС отдельной строкой является основанием для лишения налогоплательщика права на вычет. Эти нормы не предусматривают и обязанности продавца выделять НДС отдельной строкой в принадлежащих ему ККМ. Аналогичные выводы содержатся в Письме Минфина России от 31.05.2007 N 03-07-11/147.

Арбитры поддерживают налогоплательщиков, указывая на то, что среди обязательных реквизитов кассового чека выделение НДС отдельной строкой не предусмотрено (Постановления ФАС Северо-Западного от 19.03.2012 N А56-45370/2011, Северо-Кавказского от 16.12.2010 N А32-43409/2009-23/535, Уральского от 02.08.2007 N Ф09-6013/07-С2, от 29.05.2007 N Ф09-3987/07-С2 и Дальневосточного от 08.11.2006, 01.11.2006 N Ф03-А51/06-2/3968 округов). Однако судьи подчеркивают, что, если в чеках не выделена сумма НДС отдельной строкой, соответственно, организация должна представить счет-фактуру с выделенным НДС.

15. Работник представил чек, на котором чернила почти выцвели. На практике нередко возникают ситуации, когда чернила на кассовом чеке с течением времени выцветают. В таких случаях Минфин России рекомендует затраты принимать на основании ксерокопий кассовых чеков, заверенных подписью должностного лица и печатью организации, а также на основании приложенного оригинала выцветшего кассового чека (Письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22 и от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209).

Аналогичного мнения придерживаются и налоговики. Они указывают, что при невозможности чтения чеков ККТ по каким-то причинам такие чеки не могут подтверждать произведенные расходы, поэтому рекомендуется делать заверенные копии чеков либо иметь товарные чеки с соответствующими реквизитами (Письма УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 N 20-12/56636@ и от 12.04.2006 N 20-12/29007).

Однако есть шансы отстоять расходы и без таких копий. Компания может представить иные документы, подтверждающие расходы подотчетного лица (Постановление ФАС Московского округа от 04.02.2011 N КА-А40/18116-10). Например, такими документами могут служить товарный чек или договор с контрагентом.


1.5. Ошибки при оформлении затрат на оплату парковки служебного автомобиля и штрафстоянок


С 1 июля выросли штрафы за неправильную остановку и стоянку машин. Соответственно, расходы на парковку, оплату штрафов и услуг по эвакуации автомобилей теперь будут составлять значительные суммы.


Изменения в КоАП РФ внесены Федеральным законом от 21.04.2011 N 69-ФЗ. Так, штраф за парковку в запрещенном месте в Москве и Санкт-Петербурге составит 3000 руб. (ст. 12.16 КоАП РФ), для остальных регионов России - 1500 руб. Кроме того, если ранее транспортировка машины на штрафстоянку и первые сутки пребывания на ней были бесплатными, то теперь владельцу машины придется оплачивать все самому (ст. 27.13 КоАП РФ).

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В числе них организация вправе учесть затраты, связанные с оплатой автостоянок и платных парковок (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.10.2011 по делу N А05-11805/2010). Минфин России соглашается с таким мнением (Письмо от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404). Правда, иногда контролеры уточняют, что расходы на услуги автостоянок можно учесть, только если у компании отсутствуют гаражи и собственные стоянки (Письмо от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1).

1.Услуги автостоянки компания подтвердила только парковочным талоном.

Ошибка! Парковочный талон не является бланком строгой отчетности, поэтому не может подтверждать расходы (ст. 252 НК РФ). Если автостоянка принимает наличные деньги, то водителю должны выдать чек ККТ, который нужно приложить к парковочному талону.


2.В качестве документа, подтверждающего оплату услуг автостоянки, организация предъявила только квитанцию за парковку.

Это не является ошибкой, если автостоянка при расчетах с населением для учета наличных денежных средств не применяет контрольно-кассовую технику. Минфин России отмечает, что если автостоянка использует при расчетах ККТ, то документом, подтверждающим расходы, будет являться кассовый чек (Письмо от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404).

Поскольку оплата стоянки производится через подотчетное лицо, в целях документального подтверждения организация должна получить авансовый отчет от водителя (Письмо Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1).

3.Чеки ККТ и товарные чеки на платную парковку не содержат данных о марке и номере машины.

Налоговики могут заявить, что в нарушение п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" квитанции не содержат сведений, позволяющих определить, в отношении какого автомобиля произведены расходы. Организация может попросить сотрудников автостоянки дополнительно к кассовому чеку выписать товарный чек с указанием в нем марки и регистрационного номера автомобиля.

Когда организация заключает договор на оказание услуг автостоянки, подтверждающим документом будет являться акт с указанием марки и госномера автомобиля. А также перечень машин, которые хранятся на автостоянке в соответствии с договором. Такой список обычно является приложением к договору.


4.Компания признала в налоговом учете расходы на платную эвакуацию машины из-за ее неправильной парковки.

Велика вероятность, что инспекторы признают такой расход экономически необоснованным. Ведь вынужденная транспортировка не только невыгодна компании, но и мешает ее производственному процессу.

Отметим, что стоимость эвакуации машины после ДТП суды могут признать обоснованным расходом, так как автомобиль необходимо было доставить к месту ремонта (Постановление ФАС Центрального округа от 22.05.2008 по делу N А48-3539/07-14).


5.Организация учла в расходах оплату услуг штрафстоянки.

Минфин России не против уменьшения налогооблагаемой прибыли на стоимость услуг автостоянок (Письмо от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1). А плата за хранение машины на штрафстоянке мало чем отличается от платы за ее парковку на обычной стоянке. Однако риск претензий возникает, если у организации есть собственный гараж или стоянка.


6.Компания приняла к вычету "входной" НДС по услугам платных парковок при отсутствии счетов-фактур.

Рискованно! "Входной" НДС по услугам платных парковок, оплаченным наличными, нельзя принять к вычету, даже если в бланке строгой отчетности или в чеке ККТ сумма НДС выделена отдельной строкой. Минфин России указывает, что без счета-фактуры юрлицо не может принять НДС к вычету на основании п. 1 ст. 172 НК РФ (Письмо от 03.08.2010 N 03-07-11/335).


7.Компания возместила работнику стоимость штрафа за неправильную парковку.

Это не ошибка, если в трудовом или коллективном договоре предусмотрено такое возмещение. В этом случае его сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль на основании п. 25 ст. 255 НК РФ. Соответственно, полученная компенсация признается доходом сотрудника, облагаемым НДФЛ. Если же в указанных договорах не упоминается про компенсацию штрафов, то выплата будет признана безвозмездной и не уменьшит налог на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Отметим, есть решения, в которых суды указывают, что если организация является собственником автомобиля, то штраф относится именно к ней, поэтому ущерб она оплачивает за себя. Соответственно, водитель дохода не получает, и компания не обязана исчислять и удерживать НДФЛ (Постановление ФАС Московского округа от 15.03.2006, 09.03.2006 N КА-А40/1434-06).


8.Организация уплатила за водителя штраф и не начислила на эту сумму страховые взносы. Контролеры из фондов, скорее всего, заявят, что на сумму возмещенного штрафа нужно начислить взносы. Дело в том, что в объект обложения взносами включаются все выплаты, начисляемые в пользу физлиц, в частности, в рамках трудовых отношений (ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Это касается и выплат сотрудникам, не связанных с выполнением ими трудовых обязанностей (Письмо Минздравсоцразвития России от 15.03.2011 N 784-19).


1.6. Если работник потратил личные средства


В случае когда аванс работнику не выдавался, оснований для оформления авансового отчета нет. Однако на практике в ситуациях, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства, без оформления авансового отчета было бы затруднительно возместить ему потраченную сумму. Утверждение авансового отчета руководителем организации послужит одобрением покупки. В силу ст. 183 Гражданского кодекса РФ его подпись на бланке формы N АО-1 заменит исходное поручение.

Таким образом, при таких обстоятельствах возможно оформить авансовый отчет с указанием потраченной суммы в виде перерасхода. После утверждения руководителем авансового отчета организация вправе возместить работнику стоимость приобретенных материалов.

Оприходование материалов производится на основании оправдательных документов, подтверждающих его покупку, которые прикладываются к авансовому отчету.

НДФЛ. Налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть прямое указание на данную организацию в документах на оплату и на передачу товара, оформление доверенности на приобретение материала.

В Письме Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219 указано, что если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате и в них имеются реквизиты поставщика, а также указаны наименование и стоимость товара (услуги), то такие расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, не могут являться объектом налогообложения по НДФЛ.

Таким образом, при отсутствии оформленных подобным образом документов по вопросу налогообложения НДФЛ данного дохода возможен спор с налоговым органом.

Налог на прибыль. В налоговом учете расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). При этом следует иметь иные первичные документы помимо авансового отчета. Так, Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 24.12.2007 N 09АП-16734/2007-АК указал на неправомерность признания возмещенных работникам расходов на приобретение материальных ценностей в случае выдачи наличных денежных средств из кассы после покупки товара и составления авансового отчета без договора купли-продажи и других каких-либо первичных документов.

К налоговому учету приобретенные материалы принимаются по стоимости их приобретения (п. 2 ст. 254 НК РФ). Расходы в виде стоимости приобретенных материалов при определении налоговой базы по налогу на прибыль учитываются при передаче их в производство (пп. 1 п. 1 ст. 254, абз. 2 п. 2 ст. 272 НК РФ).


Если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, то заявление на имя руководителя о возмещении этих денег он может написать так:



Директору ООО "Промсервис"

Иванову Д.В.

от помощника бухгалтера

Куликова Е.А.


Заявление


Прошу утвердить авансовый отчет N 11 от 02.04.2012 и возместить перерасход в сумме 3000 руб., истраченных на покупку канцелярских товаров.

Авансовый отчет с оправдательными документами прилагается.


Куликов

---------- Е.А. Куликов

02.04.2012




Известно, что для отражения в бухгалтерском учете информации о расчетах с работниками по суммам, выданным в подотчет, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При выдаче наличных денег подотчетному лицу данный счет дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. По кредиту счета 71 отражаются израсходованные подотчетными лицами суммы в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Добавим, что счет 71 является активно-пассивным и его сальдо отражает сумму задолженности подотчетных лиц перед организацией или сумму невозмещенного перерасхода.


Пример 1. ООО "Ромашка" по согласованию с обслуживающим банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО "Ромашка" 10.01.2009 выдало работнику в подотчет 50 000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он:

- приобрел канцтовары (конкретные наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1000 руб. для нужд организации;

- погасил задолженность перед поставщиком товаров в размере 45 000 руб.

Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 24.01.2009. Руководитель ООО "Ромашка" утвердил авансовый отчет 25.01.2009.

В бухгалтерском учете ООО "Ромашка" подлежат отражению следующие проводки:


Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,
руб.

10 января 2009 г.

Выданы в подотчет наличные деньги

71

50

50 000

24 января 2009 г.

Отражен возврат подотчетным лицом остатка
денежных средств, полученных ранее в
подотчет (50 000 - 1000 - 45 000) руб.

50

71

4 000

25 января 2009 г.

Отражено приобретение канцтоваров

10

71

1 000

Отражено погашение задолженности перед
поставщиком через подотчетное лицо

60

71

45 000


Пример 2. Изменим условия примера 1. Работник получил в подотчет денежную сумму в размере 44 000 руб. Перерасход возвращен подотчетному лицу 28.01.2009.

В бухгалтерском учете ООО "Ромашка" будут отражены следующие проводки:


Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,
руб.

10 января 2009 г.

Выданы в подотчет наличные деньги

71

50

44 000

25 января 2009 г.

Отражено приобретение канцтоваров

10

71

1 000

Отражено погашение задолженности перед
поставщиком через подотчетное лицо

60

71

45 000

28 января 2009 г.

Выдан из кассы организации перерасход

71

50

2 000


Если работники не возвращают полученные подотчетные суммы в установленные сроки, то в бухгалтерском учете формируется недостача по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов). В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Возможность удержания из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы предоставлена работодателю ст. 137 ТК РФ. При этом работодатель должен принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетной суммы, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Следовательно, работодатель должен получить письменное согласие на удержание сумм из заработной платы (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Кстати, о размерах удержаний. В общем случае размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).


В некоторых случаях налоговые органы по результатам проверки деятельности организации приходят к выводу, что подотчетные суммы являются доходом работников и с них должен быть удержан НДФЛ. Со стороны налоговиков такие действия правомерны только в том случае, если работник не представил оправдательные документы на приобретение товаров либо они оформлены с нарушением требований Закона о бухучете и товар при этом не оприходован. Как отметила столичная налоговая служба, исчерпывающий перечень доходов физических лиц, не подлежащих обложению НДФЛ, установлен ст. 217 НК РФ. Вышеназванные доходы работника в ней не указаны (Письмо от 27.03.2006 N 28-11/23487). Подчеркнем, не признается нарушением требований Закона о бухучете отсутствие в товарном чеке его номера и печати, поскольку эти данные не являются обязательными реквизитами первичного учетного документа (Постановление ФАС МО от 19.06.2006 N КА-А40/5456-06).

Однако претензии со стороны проверяющих возникают и по другим причинам, например в связи с тем, что организации, у которых работники приобрели товары, не зарегистрированы в Едином государственном реестре юридических лиц. Судьи ФАС ВВО не согласились с налоговиками, поскольку денежные средства были выданы работникам на производственные цели - приобретение товарно-материальных ценностей, что подтверждают представленные налогоплательщиком авансовые отчеты этих работников по каждой хозяйственной операции с приложением кассовых и товарных чеков, документы бухгалтерского и складского учета (Постановление от 21.08.2007 N А43-33966/2006-37-939).

В другом деле НДФЛ был доначислен в связи с отсутствием чеков ККТ. Работники организации приобрели цветы к юбилеям и торжественным мероприятиям. В подтверждение расходования подотчетных сумм были представлены товарные чеки, акты о приобретении товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты, утвержденные руководителем и подписанные главным бухгалтером, а также подотчетными лицами, приказы о выделении денежных средств подотчетным лицам, налоговые карточки по учету доходов и налога налогоплательщиков - физических лиц, получивших подарки. Судьи ФАС ДВО пришли к выводу, что отсутствие чеков ККТ при наличии других документов, подтверждающих факт расходования спорной суммы, не свидетельствует о получении дохода подотчетными лицами - работниками организации (Постановление от 22.02.2007 N Ф03-А73/06-2/5577).




Раздел 2.СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА


2.1.Служебная командировка: понятие и возможная продолжительность


В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

О командировке можно говорить только в том случае, если соответствующая поездка осуществляется в рамках трудовых отношений. Это же следует из п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках) на основании ч. 2 ст. 166 ТК РФ. Положение о командировках вступило в силу 25 октября 2008 г.

Если же в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, то такая поездка командировкой не является (Письма Минфина России от 19.12.2006 N 03-03-04/1/844, 16.10.07 №03-03-06/1/723, УФНС по г.Москве от 30.01.09 №18-15/3/007427@).

Также не признаются командировками поездки сотрудников сторонней организации, если они приезжают с целью исполнения обязательств по заключенным между компаниями договорам. В таких случаях принимающая сторона не состоит с физическим лицами в трудовых отношениях, поэтому ее расходы по оплате проезда, проживания и питания сотрудников другой организации не относятся к командировочным (Письмо Минфина России от 16.10.2007 N 03-03-06/1/723).

Находясь в командировке, работник выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. При этом местом постоянной работы считается место расположения организации (ее обособленного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (ст. 57 ТК РФ, п. 3 Положения о командировках).

Даже если работник направлен по распоряжению работодателя в обособленное подразделение головной организации (представительство, филиал), которое находится вне места постоянной работы, то такая поездка также является командировкой (п. 3 Положения о командировках).

На практике встречаются и такие ситуации - работник постоянно трудится в обособленном подразделении вне места нахождения головной организации. Типичный пример - региональные представители (как правило, эти работники постоянно проживают в соответствующем регионе). Можно ли считать поездки региональных представителей в место расположения головной организации и обратно, совершенные по приказу руководителя организации, служебными командировками? Да, эти поездки в полной мере отвечают приведенному выше определению служебной командировки и должны признаваться таковыми. Данный вывод подтверждается и судебной практикой (например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.01.2004 N А56-14042/03, от 09.06.2003 N А56-5636/03).

В то же время следует учитывать, что не любая поездка работника по заданию работодателя является командировкой. Так, служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ, Письма Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87, от 19.04.2007 N 03-06-06/1/250, УФНС России по г. Москве от 18.12.2007 N 19-11/120975).

Как не раз отмечали контролирующие органы, если работник все свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, выполняет по месту работы в иностранном государстве, это следует считать направлением на постоянную работу за границу, а не командировкой (Письма ФНС России от 17.03.2006 N 04-1-04/158, Минфина России от 08.06.2007 N 03-04-06-01/178.).


2.2. Документальное оформление командировки


При направлении в командировку следует оформить следующие документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма N Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).

Унифицированные формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Их применение залогом того, что организации удастся отнести подтвержденные документально командировочные расходы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

В Письмах Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 приведен перечень документов, оформление которых обязательно для документального подтверждения расходов на командировки. По мнению контролирующих органов к таким документам относятся:

- утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного сотрудника;

- командировочное удостоверение по форме N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (в силу п. п. 7, 15 Положения о командировках обязательно оформляется при любых командировках по территории РФ и в некоторые страны СНГ);

- первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником во время командировки (по найму жилого помещения, по проезду и пр.).

При этом в Письмах Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169 и ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 чиновники пояснили, что оформлять служебные задания (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) и приказы о направлении работников в командировки (формы N N Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) в целях п. 1 ст. 252 НК РФ организация не обязана.

Однако отметим, что требование оформлять служебное задание и отчет о его выполнении предусмотрено п. 6, абз. 3 п. 26 Положения о командировках. Поэтому их отсутствие может вызвать претензии налоговых органов при проверке. В связи с этим рекомендуем вам в любом случае оформлять эти документы. Это подтверждают и Письма УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 N 16-15/082607.2, от 22.06.2009 N 16-15/062978@, от 05.06.2009 N 16-15/057712. В них налоговики также указали на обязательность оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В то же время при командировке за границу командировочное удостоверение не требуется (п. 15 Положения о командировках). Это вызвано тем, что отметки о пересечении государственной границы ставятся в загранпаспорте, ксерокопии страниц которого работник прикладывает к авансовому отчету о командировочных расходах (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47 (п. 2)). Исключением являются страны СНГ, с которыми у РФ заключены межправительственные соглашения, на основании чего в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметок о пересечении государственной границы (п. 15 Положения о командировках). В таком случае оформляется командировочное удостоверение как при командировании в пределах территории РФ (п. 19 Положения о командировках).

Если работник по объективным причинам задержался в командировке, для учета расходов, связанных с такой задержкой, необходимы оправдательные документы. К ним, например, относятся справки из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или от железной дороги и т.д. (Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244).

Применительно к вопросу об экономической оправданности командировочных расходов важно затронуть вот какой аспект.

К сожалению, не всегда все из поставленных перед командированным работником задач бывают выполнены (цели достигнуты). Например, направленный в командировку руководитель отдела сбыта провел переговоры с потенциальным покупателем, но от заключения договора поставки тот тем не менее отказался.

В этой ситуации у организации может возникнуть закономерный вопрос: а вправе ли она признать в целях налогообложения затраты, понесенные в связи с такой командировкой? На наш взгляд - да, вправе. Ведь служебная командировка по своей сути связана с хозяйственной деятельностью организации. А каких-либо ограничений в части учета рассматриваемых затрат в зависимости от результатов командировки НК РФ не устанавливает.

Аналогичная позиция высказана и УФНС России по г. Москве в Письме от 11.08.2009 N 16-15/082607.2. Подобного мнения налоговики придерживались и ранее, однако для подтверждения обоснованности расходов рекомендовали представить протоколы о намерениях, проекты договоров, деловую переписку или другие подобные документы (Письмо УФНС России по г. Москве от 07.04.2005 N 20-12/23372).

Арбитражные суды, в свою очередь, указывают, что командировочные расходы можно учесть и в том случае, если цель командировки не была достигнута (Постановления ФАС Московского округа от 29.11.2007 N КА-А40/12363-07, от 18.09.2007, 25.09.2007 N КА-А40/9510-07, ФАС Уральского округа от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2).

Все эти документы работник должен приложить к авансовому отчету, который в обязательном порядке представляется им работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки (п. 26 Положения о командировках).


Обоснование командировки. Как и любой другой факт хозяйственной деятельности, командировку необходимо обосновать. Для этого и существует документ - обоснование командировки. В перечень унифицированных отчетных форм он не входит. Однако наличие такого документа поможет подтвердить производственную необходимость командировки. В большинстве случаев небольшие фирмы этот документ не используют. Обоснование, как правило, содержит:

- цель командировки;

- пункт назначения;

- координаты организации, в которую направляется сотрудник (адрес, телефон, по возможности - контактные лица);

- примерные сроки командировки, цены на гостиницы и транспорт в месте командировки.


Служебное задание. После того как обоснование готово, на его основе необходимо составить служебное задание для направления сотрудника в командировку (форма N Т-10а). Теперь обязательное наличие служебного задания следует из п.6 и п.26 Положения о командировках. Основная задача данного документа - отражение конечной цели командировки. Он подписывается начальником отдела и подается на утверждение руководителю. По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить последнюю графу - краткий отчет о выполнении задания.

Составление служебного задания особенно важно для организации, так как в случае, если работник не привезет из командировки никаких документов, подтверждающих целесообразность его поездки, то в графе "Краткий отчет о выполнении задания" он сможет описать не только документальные результаты своей поездки, но и, к примеру, предприятия, которые он посетил, проведенные переговоры. Это поможет экономически обосновать командировочные расходы.

Вернувшись из командировки, работник составляет краткий отчет о поездке, который представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (если оно оформлялось) и авансовым отчетом. Таким образом, служебное задание является также и завершающим документом в комплекте "первички", составляемой командированным лицом.


Приказ. На основании служебного задания работник кадровой службы предприятия заполняет приказ о направлении в командировку, который подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Если в командировку отправляется один сотрудник, то приказ составляется по форме N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку". Если направляются несколько сотрудников, то составляется приказ по форме N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку". Приказы форм N N Т-9 и Т-9а применяются для оформления и учета направления работников в командировку.

В приказе необходимо отметить:

- фамилия, имя, отчество и должность командируемого работника;

- место назначения (город, организация, куда командируется работник);

- срок командировки;

- цель командировки и основание (служебное задание или иное);

- источник оплаты командировочных расходов (за счет организации, направившей сотрудника в командировку, или за счет средств принимающей стороны).

Также в приказе можно прописать условия направления в командировку.


Командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение (форма N Т-10) - это документ, который удостоверяет время и место пребывания в служебной командировке.

В командировочном удостоверении необходимо внести отметки о прибытии и выбытии в пункт назначения. Командировочное удостоверение должно быть заверено подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью. Выписывается оно в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

Если работник должен возвратиться из командировки в свою организацию в тот же день, в который он был командирован, то командировочное удостоверение тоже выписывается.

Порядок выдачи командировочных удостоверений при загранкомандировке прописан в Постановлении № 749 в пункте 15. «Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.»

Еще один немаловажный аспект: если работник был направлен в командировку в выходные или праздничные дни, то будьте готовы к тому, что налоговый орган потребует дополнительные документы. Так, согласно Письму УФНС России по г. Москве от 16 августа 2006 г. N 20-12/72393 для признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздничные дни, к отчету необходимо приложить заверенную копию утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни. Новое Письмо Минфина по этому вопросу от 04.02.09 №03-03-06/1/39.

Помимо указанных документов организации необходимо вести учет лиц, отбывающих и прибывающих в командировки (п. 8 Положения о командировках). Порядок и формы такого учета определены Министерством здравоохранения и социального развития РФ в Приказе от 11.09.2009 N 739н.

При необходимости приказом руководителя организации командировка может быть продлена (Письмо Минфина от 22.09.2009 N 03-04-06-01/244). Сразу скажем, что в законодательстве не прописано, каким образом следует оформить изменение сроков командирования. По нашему мнению, наиболее оптимальным было бы прописать данную процедуру в соответствующем локальном акте организации (например, в положении о командировках). Основанием к продлению сроков может являться служебная записка руководителя подразделения, в котором трудится командированный работник, а также полученные по факсу от командированного сотрудника отчет и заявление о продлении сроков командировки.


2.2.1Перевод на русский язык документов, подтверждающих расходы по заграничной командировке


Пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) установлено, что документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

В связи с этим все оправдательные документы по заграничной командировке (счет из гостиницы, проездные документы и т.п.), составленные на иностранном языке, необходимо построчно перевести на русский язык. Только после этого они могут быть приняты к учету в качестве документов, подтверждающих произведенные командировочные расходы.

При этом действующим законодательством не регламентирован порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык.

Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации.

Следовательно, организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод на русский язык первичных учетных документов, подтверждающих произведенные расходы по заграничной командировке. К такому же выводу пришел Минфин России в Письмах от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168)

Причем расходы на перевод документов сторонним специалистом налоговики позволяют отнести к информационным услугам на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо УФНС России по г. Москве от 26.05.2008 N 20-12/050126).

При этом в Письме от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725 Минфин России указал, что нет необходимости переводить документы на русский язык каждый раз полностью, если они составляются по типовой форме. В целях п. 1 ст. 252 НК РФ достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели формы. Если же в форму будут внесены изменения или дополнения, переводить нужно только новые (измененные) показатели.

Недавно появилось письмо ФНС России от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@. В нем сказано, что электронные билеты имеют унифицированную форму, а при их оформлении пассажиру выдается на бумажном носителе выписка из автоматизированной системы - маршрут/квитанция. Формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции утверждены Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134. Данные документы заполняются в соответствии с действующим законодательством. Так, буквы фамилии и имени гражданина замещаются на соответствующие буквы или сочетания букв латиницы. В настоящее время это предусмотрено Приказом ФМС РФ от 03.02.2010 N 26, ранее аналогичное правило содержалось в Приказе МВД РФ от 26.05.1997 N 310. Месяц отправления рейса, наименование и коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты заполняются в билете кодом также на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Наименования некоторых реквизитов электронного билета указаны на английском языке. Они совпадают с наименованиями аналогичных реквизитов, которые содержатся в форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации (утв. Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15). Следовательно, если электронный авиабилет заполнен в соответствии с приведенными выше требованиями, то для подтверждения командировочных расходов переводить сведения, содержащиеся в этом документе, на русский язык не требуется.



2.3.Выдача денег на командировку



При отправке сотрудника в командировку организация должна выдать ему аванс на командировочные расходы.

Деньги под отчет работникам можно выдавать не только наличными из кассы организации, но и использовать безналичную форму расчетов. Так, согласно п. 1.5 Положения N 266-П кредитная организация может выдавать фирме банковские карты следующих типов:

- расчетная карта: позволяет ее держателю совершать операции в пределах установленной кредитной организацией - эмитентом суммы денег (расходного лимита). Расчеты осуществляются за счет денег клиента, которые находятся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого в соответствии с договором банковского счета, если денег на счете недостаточно или они отсутствуют (овердрафт);

- кредитная карта: позволяет держателю совершать операции за счет денежных средств, предоставленных кредитной организацией - эмитентом клиенту в пределах установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Различие между ними в том, что в случае открытия кредитной корпоративной карты банк-эмитент предоставляет организации кредит, сумма которого зачисляется на специальный счет. Если работник не успел получить перед командировкой аванс, то по договоренности с руководством он может тратить личные денежные средства. Тогда возмещение расходов работника по командировке произойдет после его возвращения.


Выдача наличными средствами. Этот способ выдачи денег под отчет наиболее распространен. Наличные суммы выдаются из кассы по расходно-кассовому ордеру (форма N КО-2) на основании заявления. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя.

Это важно. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

По возвращении из командировки работник должен представить отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Обратите внимание, что согласно Указанию Центробанка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" выдавать деньги на командировочные расходы можно и из сумм, которые поступили в кассы юридических лиц и предпринимателей за проданные ими товары, выполненные или оказанные услуги, а также страховых премий без предварительной сдачи таковых в банк.

Фирма может составить для расчета суммы к выдаче смету командировочных расходов. Так как в альбомах унифицированных форм такая форма отсутствует, то фирма может разработать ее самостоятельно. Смета должна быть оформлена в соответствии с требованиями об обязательных реквизитах (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ).


Корпоративные карты. Корпоративная банковская карта - это платежное средство, предназначенное для совершения работниками организации (держателями карт) операций с ее деньгами, находящимися в банке (Пункт 1.4 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. ЦБ РФ 24.12.2004 N 266-П (далее - Положение).

Корпоративная карта открывается в банке на имя конкретного сотрудника, уполномоченного организацией на совершение операций по карте (то есть она является именной). Но деньги на этой карте принадлежат не сотруднику, а организации.


Внимание! Корпоративная банковская карта всегда именная.

Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться деньгами на банковском счете организации. Однако проводить операции держатель карты может только в пределах лимита, указанного в договоре с банком.

На практике, как правило, используют корпоративные карты двух видов:

(или) расчетные, когда расчеты проводятся за счет денежных средств организации на счете в банке либо овердрафта (краткосрочного кредита, предоставляемого банком по договору банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете организации денежных средств без заключения кредитного договора);

(или) кредитные, когда расчеты проводятся за счет кредита, предоставляемого банком по кредитному договору.

--------------------------------

Чтобы работники знали и понимали, когда и как можно использовать карту, нужно выпустить локальный нормативный акт, в котором подробно прописать порядок представления отчета держателями карт по использованным ими деньгам, ответственность за нарушение порядка держателями карт и т.д. В частности, нормативными правовыми актами не установлен срок, в течение которого работник должен представить в организацию отчет об израсходованных суммах по корпоративной карте. Поэтому этот срок должен установить руководитель.



Например, порядок может выглядеть так.


Порядок использования корпоративных банковских

карт ООО "Промсервис"


1. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходовании денежных средств по корпоративной банковской карте представляется держателем карты директору организации не позднее 3 рабочих дней со дня проведения расчетов по карте (в том числе дня снятия наличных денежных средств) или со дня возвращения работника из командировки. К отчетам, кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. При непредставлении документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или при неутверждении директором отчета суммы, списанные с корпоративной карты, взыскиваются с держателя карты путем удержания из его заработной платы.

4. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.


Личные карты сотрудников. В последнее время оплата труда работников часто осуществляется путем перечисления денежных средств на "карточный" счет работника. В Письме ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513, в котором как раз рассматривался вопрос о возможности перечисления денег на счета работников. По логике этого Письма получается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников (ст. 168 ТК РФ), то у банка нет оснований не пропускать такую платежку.

Если же ваш банк без вопросов списывает подотчетные суммы с вашего расчетного счета на счет банковской карты работника, вам нужно сделать запись по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 51 "Расчетные счета". В дальнейшем сотрудник должен будет составить обычный авансовый отчет по форме N АО-1 и приложить к нему все подтверждающие документы. При этом не важно, как расплачивался сотрудник: картой или наличными. Сумму перерасхода по авансовому отчету вы также можете перечислить на счет работника. А сумма излишка может быть:

(или) возвращена сотрудником в кассу компании (остаток подотчетных средств при этом нужно будет отразить по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами");

(или) переведена работником на расчетный счет фирмы (проводка в данном случае будет такой: дебет счета 51 "Расчетные счета" - кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами");

(или) удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (при этом возврат остатка нужно будет отразить следующей проводкой: дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами").

Заметим: несмотря на то, что безналичная выдача подотчетных средств не предусмотрена ни одним нормативным актом ЦБ РФ, санкций за нарушение работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций вам опасаться не стоит. Ведь организация может быть привлечена к ответственности на этом основании, только если (Статья 15.1 КоАП РФ):

- рассчитывается наличными сверх установленного размера;

- не приходует выручку в полном объеме;

- не соблюдает порядок хранения свободных денег в кассе;

- накапливает в кассе наличные сверх установленного лимита.

Административный же штраф за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрен.

Совет!

Если ваш банк проводит такие платежи - главное позаботиться о том, чтобы подотчетные суммы, перечисленные на счет банковской карты работника, не были рассмотрены налоговиками как заработная плата со всеми вытекающими последствиями в виде начисления НДФЛ, ЕСН и взносов в ПФР. Для этого нужно:

- предусмотреть в локальном нормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;

- указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;

- иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.

При соблюдении этих трех условий вы сможете доказать, что на самом деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату (Постановление ФАС СЗО от 11.02.2008 N А52-174/2007).


При загранкомандировке под отчет выдаются рубли, иностранная валюта, чеки, аккредитивы или совершается перевод средств в иностранной валюте на счет в стране командирования.

Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" относит к разрешенным валютные операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ). Банки не препятствуют получению с валютного счета необходимых сумм. В то же время они имеют право требовать от клиентов предъявления копии приказа на командировку для проверки цели получения наличной валюты. В случае недостаточности денежных средств в иностранной валюте на своих счетах организации-резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные банки (п. 1 ст. 11 Закона N 173-ФЗ).

Отсчет трех рабочих дней ведется по табелю учета рабочего времени: это те дни, когда сотрудник находится на своем обычном рабочем месте. Если работник сразу после командировки ушел в отпуск, заболел или отправился в следующую служебную поездку, авансовый отчет он должен будет представить в течение трех рабочих дней по выходе на работу.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Именно на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм. На дату утверждения авансового отчета списываются в расходы все затраты на командировку (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Организация может в собственном Положении о подотчетных суммах установить срок для внесения в кассу сотрудником недоиспользованных подотчетных сумм, так как законодательно установлен только срок подачи авансового отчета. Работодатель может по собственной инициативе дать работнику время на сбор необходимых средств, если оставшаяся сумма израсходована им на личные цели. Если недоиспользованный аванс, выданный в связи со служебной командировкой, не возвращен в указанный срок, работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Когда же отведенный срок взыскания истек, истребовать сумму можно только через суд или списать ее на убытки. Причем недавно появилось новое Письмо Роструда РФ от 11.03.2009 N 1144-ТЗ, где про письменное согласие работника уже не упоминается.

До решения вопроса о погашении долга по подотчетным суммам он числится за работником по счету расчетов с подотчетными лицами (дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами") и в доход работника не включается. Только если долг "прощен", его следует отнести на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и включить в доход сотрудника, обложив НДФЛ и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование в данном случае начислять не нужно, так как суммы, о которых идет речь, не включаются в расходы в целях налогообложения прибыли.

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Напомним, что для завершения расчетов с работником по загранкомандировке при условии, что под отчет сотруднику была выдана валюта РФ, а расходы он понес в иностранной валюте, пересчет сумм расходов в рублевый эквивалент производится по установленному Банком России курсу (кросс-курсу) соответствующей валюты на дату утверждения авансового отчета (п. 10 ст. 272 НК РФ).

При этом в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется (см. Письмо Минфина России от 01.02.2005 N 07-05-06/32), как не имеет значения и курс, актуальный на дату совершения трат, например на дату оплаты гостиницы или счета в ресторане и т.п.


Пример. Учет расходов по загранкомандировке при авансе, выданном в рублях

Условие

Из кассы ООО "Ромашка" сотрудник Лютиков 7 мая 2009 г. получил на командировку в Париж 41 000 руб. После приобретения авиабилетов Москва - Париж - Москва стоимостью 11 000 руб. оставшиеся командировочные Лютиков обменял на 800 евро. Стоимость четырехдневного проживания в гостинице "Le Fleur" составила 480 евро. 13 мая был составлен и утвержден авансовый отчет, за 4 дня суточные составили 260 евро (65 евро/сут. по коллективному договору). Согласно командировочному удостоверению период командировки - с 8 по 11 мая 2009 г. Обменные операции Лютиков совершил 7 и 13 мая.

Курсы валют представлены в таблице.


Дата

Курсы евро
и доллара,
установленные ЦБ РФ

Курс евро,
установленный
коммерческим банком

Разница между курсами
евро, установленными
ЦБ РФ и коммерческим
банком

Евро

Доллар

Продажа

Покупка

7 мая

36,7701

Х

37,50

Х

0,7299

13 мая

36,6715

23,8328

Х

36,40

0,2715


Решение


Содержание операции

Дт

Кт

Сумма

Пояснения

На дату выдачи командировочных (07.05.2009)

Отражена выдача под отчет аванса на служебную командировку в рублях

71

50-1

41 000,00


На дату утверждения авансового отчета (13.05.2009)

Отражена стоимость проживания
(480 евро x 36,6715 руб/евро)

20

(26, 44)

71

17 602,32

Датой совершения операции по расходам на командировки, выраженным в иностранной валюте, является дата утверждения авансового отчета

Отражена стоимость билетов

20 (26, 44)

71

11 000,00


Отражена сумма суточных
(260 евро x 36,6715 руб/евро)

20

(26, 44)

71

9 534,59


Отражены расходы, связанные с обменом валюты
(800 евро x 0,7299 руб. +(800 евро - 480 евро -260 евро) x 0,2715 руб.)

20
(26, 44)

71

600,21

На основании справок из обменных пунктов делается бухгалтерская справка-расчет потерь из-за разницы курса ЦБ и коммерческого банка

Возвращена в кассу неизрасходованная работником сумма командировочных
(41 000 руб. -17 602,32 руб. -
9534,59 руб. -600,21 руб. -11 000 руб.)

50-1

71

2 262,88




Пример:

Работник направлен в командировку в г. Киев (Украина). Выдача аванса работнику произведена в рублях. Обмен рублей на валюту Украины (гривны) работник осуществил по прибытии. Работник пробыл в командировке 10 дней, при этом расходы на проживание составили 6000 гривен.

Предельная норма расходов на проживание в Киеве установлена организацией в размере 150 долл. США. Предположим, что на дату утверждения авансового отчета курсы валют, установленные Центральным банком Российской Федерации, составляли:

29,01 руб. за один доллар США;

50,06 руб. за 10 гривен.



Расходы по установленным организацией нормам составляют 1500 долл. США (10 дней х 150 долл. США). Для того чтобы определить, соответствуют ли произведенные расходы на проживание в гривнах предельному размеру, установленному в долларах США, необходимо определить курс гривны к доллару США на дату утверждения авансового отчета.

Курс гривны к доллару США определяется отношением курса рубля к одной гривне (50,06 руб. : 10 гривен) и курсом рубля к одному доллару США (29,01 руб. : 1 долл. США). Таким образом, курс гривны по отношению к доллару США составил:1 гривна = 0,173 долл. США.

Эквивалент израсходованной суммы в гривнах на доллары США составляет 1038 долл. США (6000 гривен х 0,173 долл. США), т.е. расходы командированного работника были осуществлены в пределах установленных организацией норм.

Аванс был выдан работнику в размере 35 000 руб. (для упрощения примера рассмотрим только расходы по проживанию).

В результате расходы работника в рублях составили 30 112,38 руб. (1038 долл. США х 29,01 руб.). При этом остаток неиспользованного аванса в размере 4887,62 руб. был возвращен работником в кассу организации.

Следует отметить, что курсовая разница в данном примере не возникает, поскольку выдача аванса производилась в рублях и обязательства по подотчетным суммам в иностранной валюте не возникали.



Пример:

Сотруднику, командированному за границу, 1 февраля 2009 г. выдано 1000 евро. По возвращении из командировки (7 февраля 2009 г.) сотрудник представил авансовый отчет, согласно которому фактические расходы составили 1100 евро.

При этом установлено следующее:

дата выдачи аванса подотчетному лицу - 1 февраля 2009 г. (курс евро - 34 руб/евро);

дата утверждения авансового отчета - 7 февраля 2009 г. (курс евро - 35 руб/евро).



В бухгалтерском учете затраты в сумме 1000 евро будут приняты в состав расходов (на дату утверждения авансового отчета - 7 февраля 2009 г.) исходя из курса 34 руб/евро. Сумма перерасхода (100 евро) будет учтена в бухгалтерском учете по курсу 35 руб/евро.

Бухгалтер делает следующие записи.

1 февраля 2009 г.:

Дебет 71, Кредит 50 - 34 000 руб. (1000 евро x 34 руб/евро) - выдан аванс на командировку.

7 февраля 2009 г.:

Дебет 44, Кредит 71 - 37 500 руб. (1000 евро x 34 руб/евро + 100 евро x 35 руб/евро) - затраты по командировке включены в состав расходов от реализации.

В налоговом учете командировочные расходы будут рассчитаны исходя из курса, действующего на дату утверждения авансового отчета, и составят 38 500 руб. (1100 евро x 35 руб/евро). Кроме того, необходимо переоценить выданный сотруднику аванс, выдано 34 000 руб., на момент возврата - это уже 35 000 руб., что приведет к положительной курсовой разнице в сумме 1000 руб.

В состав расходов от реализации включается 38 500 руб.

В состав внереализационных доходов включается 1000 руб.

Поскольку пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации производится на дату совершения операции или отчетную дату, во избежание возникновения дополнительных курсовых разниц по остаткам валютных средств выдачу в подотчет иностранной валюты, приобретенной на командировочные расходы, целесообразно осуществлять в день ее поступления с валютного счета в кассу.

Исходя из нашего примера, в случае если валюта для командировки (1000 евро) снята с валютного счета 29 января 2009 г., а выдана в подотчет только 1 февраля 2009 г., то на отчетную дату 31 января 2009 г. в учете необходимо отразить курсовую разницу. Допустим, курс на 29 января - 33 руб/евро, а на 31 января - 33,5 руб/евро.

Бухгалтер делает следующие записи.

29 января 2009 г.:

Дебет 50, Кредит 52 - 33 000 руб. (1000 евро x 33 руб/евро) - отражена рублевая оценка валюты, полученной в кассу на командировку.

31 января 2009 г.:

Дебет 50, Кредит 91-1 - 500 руб. (1000 евро x 33,5 руб/евро) - (1000 евро x 33 руб/евро) - отражена курсовая разница от переоценки валюты в кассе.

1 февраля 2009 г.:

Дебет 71, Кредит 50 - 34 000 руб. (1000 евро x 34 руб/евро) - выдан аванс на командировку;

Дебет 50, Кредит 91-1 - 500 руб. (34 000 руб. - 33 500 руб.) - отражена курсовая разница на дату выдачи валюты из кассы.



2.4. Порядок признания командировочных расходов


В налоговом учете командировочные расходы могут учитываться по-разному. Все зависит от целей и задач командировки.

Так, если командировка связана с производством или реализацией товаров (работ, услуг), то соответствующие затраты в любом случае признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такая же, по сути, позиция высказана и в Письме УФНС России по г. Москве от 19.05.2009 N 16-15/049826.

Однако ранее контролирующие органы указывали, что если командировка осуществляется с целью приобретения основных средств или материально-производственных запасов, учитываемых в составе материальных затрат, то командировочные расходы соответственно увеличивают первоначальную стоимость основных средств (п. 1 ст. 257 НК РФ, Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 20-12/115096) или включаются в стоимость приобретенных ценностей (п. 2 ст. 254 НК РФ).

В том случае, если целью командировки является посещение работником образовательного семинара, то в составе командировочных расходов организация вправе учесть стоимость проезда к месту обучения и обратно, а также стоимость проживания и суточные. А стоимость участия в семинаре включается в расходы, связанные с повышением квалификации, в соответствии с пп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 28.02.2007 N 03-03-06/1/137).

Как и любые другие затраты, командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения только в том случае, если они носят производственный характер (т.е. произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода), являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и, таким образом, соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

В Письмах Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 приведен перечень документов, оформление которых обязательно для документального подтверждения расходов на командировки. По мнению контролирующих органов к таким документам относятся:

- утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного сотрудника;

- командировочное удостоверение по форме N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (в силу п. п. 7, 15 Положения о командировках обязательно оформляется при любых командировках по территории РФ и в некоторые страны СНГ);

- первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником во время командировки (по найму жилого помещения, по проезду и пр.).

При этом в Письмах Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169 и ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 чиновники пояснили, что оформлять служебные задания (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) и приказы о направлении работников в командировки (формы N N Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) в целях п. 1 ст. 252 НК РФ организация не обязана.

Однако отметим, что требование оформлять служебное задание и отчет о его выполнении предусмотрено п. 6, абз. 3 п. 26 Положения о командировках. Поэтому их отсутствие может вызвать претензии налоговых органов при проверке. В связи с этим рекомендуем вам в любом случае оформлять эти документы. Это подтверждают и Письма УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 N 16-15/082607.2, от 22.06.2009 N 16-15/062978@, от 05.06.2009 N 16-15/057712. В них налоговики также указали на обязательность оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В то же время при командировке за границу командировочное удостоверение не требуется (п. 15 Положения о командировках). Это вызвано тем, что отметки о пересечении государственной границы ставятся в загранпаспорте, ксерокопии страниц которого работник прикладывает к авансовому отчету о командировочных расходах (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47 (п. 2)). Исключением являются страны СНГ, с которыми у РФ заключены межправительственные соглашения, на основании чего в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметок о пересечении государственной границы (п. 15 Положения о командировках). В таком случае оформляется командировочное удостоверение как при командировании в пределах территории РФ (п. 19 Положения о командировках).

Если работник по объективным причинам задержался в командировке, для учета расходов, связанных с такой задержкой, необходимы оправдательные документы. К ним, например, относятся справки из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или от железной дороги и т.д. (Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244).

В Положении о командировках максимальный срок командировки не установлен. Такой срок определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

А вот п. 4 Инструкции N 62 ранее предусматривал, что срок командировки работников не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (для работников, направляемых в командировку по выполнению монтажных, наладочных и строительных работ, - не более одного года). На этом основании чиновники считали, что расходы по служебной поездке, срок которой превышает максимальный, не могут рассматриваться как командировочные (Письма Минфина России от 28.03.2008 N 03-03-06/2/30, УМНС России по г. Москве от 15.10.2003 N 26-12/57647). Контролирующие органы высказывали даже мнение, что в такой ситуации происходит переезд сотрудника на работу в другую местность (Письма Минфина России от 25.01.2008 N 03-04-06-01/22, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.1).

К сожалению, не всегда все из поставленных перед командированным работником задач бывают выполнены (цели достигнуты). Например, направленный в командировку руководитель отдела сбыта провел переговоры с потенциальным покупателем, но от заключения договора поставки тот тем не менее отказался.

В этой ситуации у организации может возникнуть закономерный вопрос: а вправе ли она признать в целях налогообложения затраты, понесенные в связи с такой командировкой? На наш взгляд - да, вправе. Ведь служебная командировка по своей сути связана с хозяйственной деятельностью организации. А каких-либо ограничений в части учета рассматриваемых затрат в зависимости от результатов командировки НК РФ не устанавливает.

Аналогичная позиция высказана и УФНС России по г. Москве в Письме от 11.08.2009 N 16-15/082607.2. Подобного мнения налоговики придерживались и ранее, однако для подтверждения обоснованности расходов рекомендовали представить протоколы о намерениях, проекты договоров, деловую переписку или другие подобные документы (Письмо УФНС России по г. Москве от 07.04.2005 N 20-12/23372).

Арбитражные суды, в свою очередь, указывают, что командировочные расходы можно учесть и в том случае, если цель командировки не была достигнута (Постановления ФАС Московского округа от 29.11.2007 N КА-А40/12363-07, от 18.09.2007, 25.09.2007 N КА-А40/9510-07, ФАС Уральского округа от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2).

Налогоплательщик должен иметь документы, которые подтверждают произведенные работником расходы в связи с командировкой. К ним относятся следующие документы:

- о найме жилого помещения;

- о фактических расходах по проезду;

- об иных расходах, связанных с командировкой.

Все эти документы работник должен приложить к авансовому отчету, который в обязательном порядке представляется им работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки (п. 26 Положения о командировках).


2.4.1.Состав командировочных расходов


В пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ приведен список затрат, которые организация может признать в качестве командировочных расходов:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения, включая расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие.

- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Этот перечень не является исчерпывающим. Поэтому организация может отнести к командировочным и другие, не поименованные в нем, расходы, которые обусловлены командировкой.

В качестве примера таких расходов можно привести страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров от несчастных случаев, сумма которых учитывается в стоимости проездного билета (п. 12 Положения о командировках, Письма Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/2/71, от 09.07.2004 N 03-03-05/1/67).

Помимо этого арбитражные суды признавали правомерным включение налогоплательщиком в состав командировочных расходов таких затрат, как:

- стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 N А21-6746/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15);

- плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 N Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).

Что касается расходов по оплате услуг VIP-зала аэропорта, то Минфин России считает возможным учесть их в составе командировочных (Письмо от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365).

А у судов на этот счет единого мнения нет. Так, одни из них солидарны с финансовым ведомством и указывают, что такие затраты включаются в командировочные расходы (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 30.08.2007 N А33-17775/06-Ф02-3365/07 и др.).

В некоторых спорах судьи полагают, что данные затраты учитываются как другие расходы, связанные с производством и реализацией (Постановления ФАС Московского округа от 28.05.2009 N КА-А40/4428-09, от 06.04.2009 N КА-А40/2383-09, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.10.2006 N Ф04-7102/2006(27676-А67-40)).

Встречаются ситуации, когда компании заключают договоры на оказание услуг по организации командировок. Например, поручают сторонней фирме осуществить выбор и бронирование мест в гостинице, авиабилетов и т.п. Расходы на выплату вознаграждений по таким договорам, по мнению Минфина России, к командировочным не относятся. Однако их можно списать в составе прочих затрат на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884).


2.4.2.Расходы на проезд

2.4.2.1. Проезд транспортом общего пользования

Если к месту командировки и обратно к месту постоянной работы командированный сотрудник добирается транспортом общего пользования (самолетом, поездом, автобусом, маршрутным такси, речным или морским судном), то затраты на проезд подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения о командировках, п. п. 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ, абз. 2, 4 ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ, ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ). Указанные затраты подлежат возмещению в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

Так, в Письме от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114 Минфин России разъяснил, что организация может включить в состав командировочных расходов затраты на оплату авиабилетов по тарифу "бизнес-класс" при наличии соответствующих проездных билетов, а также при условии, что соответствующий размер возмещения стоимости проезда установлен коллективным договором или приказом руководителя организации.

Кроме того, можно полностью учесть и стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание (Письмо Минфина России от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93).

При этом в командировочных расходах учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п. (Письмо Минфина России от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823).

Если документы на проезд были оформлены в виде электронного пассажирского билета и багажной квитанции, то для подтверждения расходов нужно иметь:

- распечатку электронного документа на бумажном носителе;

- посадочный талон.

В случае, когда электронный билет оформлен не на бланке строгой отчетности (БСО), также дополнительно необходим чек ККТ или БСО, подтверждающий оплату.

Такие разъяснения на основании п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 даны Минфином России в Письмах от 04.02.2009 N 03-03-07/3, от 27.12.2007 N 03-03-06/1/893, от 11.10.2007 N 03-03-06/1/717, от 27.08.2007 N 03-03-06/1/596 и УФНС России по г. Москве в Письмах от 15.12.2008 N 19-12/116256, от 27.12.2007 N 20-12/124839@.

В то же время контролирующие органы уточняют, что затраты на проезд могут учитываться и при наличии косвенно подтверждающих эти расходы документов. Такие документы должны подтверждать направление работника в командировку и его пребывание в месте командировки. Тем не менее в этом случае все же необходима распечатка электронного билета или посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета (см. Информационное письмо Минфина России от 26.08.2008, Письма Минфина России от 04.02.2009 N 03-03-07/3, от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476, УФНС России по г. Москве от 15.12.2008 N 19-12/116256).

Встречаются ситуации, когда оригинал проездного документа (посадочного талона) у работника не сохранился, однако имеются иные документы, подтверждающие проезд. Например, накладная, счет или счет-фактура, выданные транспортным агентством, со сведениями о номере проездного документа, Ф.И.О. пассажира, маршруте и стоимости билета. Как разъясняют контролирующие органы, такие документы также могут подтверждать расходы на проезд (Письма УФНС России по г. Москве от 15.07.2008 N 20-12/066864, от 31.08.2007 N 20-12/083337).

По мнению Минфина России, в случае когда авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов на проезд требуется перевести на русский язык некоторые реквизиты билета: Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дату вылета, стоимость билета. При этом перевода не требуется, если агентство по продаже авиаперевозок выдало справку на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения (Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/170).

А как быть, если даты в проездном документе не совпадают с датами прибытия или выбытия в командировочном удостоверении? Такая ситуация возможна, если работник решит раньше выехать к месту командировки или задержаться в месте командировки после ее окончания (например, на отпуск).

Минфин России в своих последних разъяснениях справедливо указывает, что организация все равно понесла затраты на оплату проезда. Поэтому учесть в расходах стоимость билетов можно, но только если задержка в месте командировки или более ранний выезд произошли с разрешения руководителя организации. Такое разрешение в этом случае подтверждает целесообразность произведенных расходов (Письма Минфина России от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 (п. 2), от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191). Во избежание спорных ситуаций вам лучше письменно оформить такое разрешение.

Отметим, что ранее чиновники квалифицировали подобные затраты как оплату проезда к месту отдыха (или обратно) и считали их необоснованными (Письмо Минфина России от 10.11.2005 N 03-03-04/2/111).

Некоторые арбитражные суды также признают правомерным учет таких затрат в составе расходов, поскольку законодательство не предусматривает обязательного совпадения указанных выше дат. При этом из судебных решений не следует, что для признания таких расходов нужно разрешение руководителя (Постановления ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2, от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2).


Расходы на проезд, работник отправляется в командировку от места проживания, а не от места постоянной работы



Возможна ситуация, когда работник отправляется в командировку непосредственно из своего дома, а не от места своей работы.

В трудовом законодательстве определение служебной командировки не содержит указания на конкретные пункты отправления и прибытия (ст. 166 ТК РФ). При этом данная статья отсылает нас к Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение). Из абз. 2 п. 4 Положения следует, что в командировку работник отправляется от места своей постоянной работы и в это же место он возвращается. Такой же вывод следует из п. 7 Инструкции N 62.

Налоговое законодательство устанавливает, что к командировочным расходам организации относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), но не к месту жительства. Таким образом, буквальное толкование данной нормы говорит о том, что вернуться сотрудник должен на место работы. А откуда он может выезжать, прямо не говорится.

Но УФНС России по г. Москве считает, что расходы организации на проезд работника от места жительства к месту командировки и обратно не уменьшают налогооблагаемую прибыль (Письмо по г. Москве от 07.10.2009 N 20-15/104559@). Аналогичный вывод можно сделать и из Письма Минфина России от 11.06.2008 N 03-04-06-01/164.

Возможна ситуация, когда от места своего жительства работник может добраться до места командировки быстрее или с меньшими денежными затратами. То есть в таком случае налицо экономическая оправданность этих расходов. А возможно, для вас удобнее будет отправить работника в командировку в нерабочий день (например, в воскресенье вечером). В этой ситуации требовать от сотрудника, чтобы он прибыл на рабочее место для отправки в командировку, по меньшей мере, нелогично. Более того, вопрос о том, приходить сотруднику на работу или нет в дни отправления в командировку и прибытия из нее, обычно решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения о командировках, п. 8 Инструкции N 62).

Перечень расходов на командировки, как и прочих расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым (абз. 6 пп. 12, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это позволяет учитывать для целей налогообложения и иные затраты, отвечающие установленным требованиям (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, полагаем, что при наличии подтверждающих документов и возможности доказать экономическую целесообразность организация может учесть расходы по проезду работника от места его жительства к месту командировки и обратно. Не исключено, что такой подход вызовет претензии налоговиков при проверке. Однако в таком споре суд поддержит налогоплательщика.


2.4.2.2.Расходы на такси


Особого внимания заслуживает вопрос об учете расходов на оплату услуг такси. Как показывает практика, у налогоплательщиков нередко возникают сложности, связанные с признанием таких расходов. Дело в том, что финансовые органы ранее были против учета таких затрат при исчислении налога на прибыль (Письма Минфина России от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138, от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15).

Однако впоследствии чиновники стали высказываться в пользу налогоплательщиков и разрешили включать расходы на такси по доставке сотрудников компании в аэропорт (Письма Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47, УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978, от 19.12.2007 N 28-11/121388).

Стоит отметить, что п. 12 Положения о командировках не содержит ограничений на проезд к месту командировки и обратно на такси.

При этом Минфин особо отмечает, что такие расходы должны быть экономически обоснованны. Оценку же обоснованности будут проводить налоговые органы. Поэтому во избежание споров с налоговой инспекцией по данному вопросу лучше иметь в запасе некоторые аргументы. К примеру, следующие:

- работник может не успеть выполнить поставленные задачи (опоздать на встречу), поскольку его график работы является плотным, а в движении общественного транспорта возможны сбои;

- добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, в принципе невозможно из-за позднего отъезда (прибытия), когда общественный транспорт не ходит.

Кроме того, в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках) вам следует предусмотреть, что в определенных случаях командированному работнику возмещается стоимость оплаты такси.

Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком ККТ и приложить его к авансовому отчету.


2.4.2.3.Поездки на транспорте работника организации


Другой весьма распространенный способ проезда до места командировки и обратно к месту постоянной работы - это поездка работника на собственном автомобиле.

В этом случае подтвердить расходы на проезд можно с помощью чеков ККТ, а также квитанций установленного образца, свидетельствующих о приобретении бензина на АЗС, об оплате услуг автостоянки, автомойки и о других затратах, связанных с эксплуатацией автомобиля. Выплачивать компенсацию можно только в пределах Постановления Правительства РФ от 08.02.02 №92, а это если объем двигателя до 2000 см куб.-1200 руб., свыше 2000 см.куб.-1500 руб. за полностью отработанный месяц.

А если работник едет в командировку на автомобиле, который принадлежит организации? Как подтвердить расходы на проезд? В такой ситуации наряду с перечисленными выше документами организация должна иметь путевой лист (форма N 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78), выписанный на весь срок командировки. С 21.10.2008 путевой лист организации разрабатывают самостоятельно с учетом Приказа Минтранса от 18.09.2008 №152.


2.4.2.4.Услуги транспортной организации


Иногда организации заключают договоры с транспортными предприятиями на автотранспортное обслуживание работников в период командировки. Как разъяснил ФАС Северо-Западного округа, такие затраты не могут включаться в состав командировочных расходов, однако учитываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление от 27.04.2007 N А05-11584/2006-31).


2.4.2.5. Расходы по найму жилого помещения


Как правило, в период командировки командированные сотрудники проживают в гостиницах. Какими документами подтверждаются расходы по найму жилого помещения в таких случаях?

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) за наличный расчет и (или) в случае расчета с использованием банковских карт (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ ). Однако те организации и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги населению, вместо кассовых чеков вправе выдавать бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Порядок применения БСО урегулирован Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение).

Таким образом, расходы на проживание в гостинице можно подтвердить кассовым чеком или БСО. Это подтверждают и контролирующие органы (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).

Как разъясняет Минфин России, форму БСО по общему правилу организация устанавливает самостоятельно (Информационное письмо от 22.08.2008, Письмо от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400). При этом нужно соблюдать требования Положения. Обязательные реквизиты и порядок изготовления БСО установлены п. п. 3, 4, 11 Положения (наименование документа, номер и серия, название организации и т.д.). Поэтому представленный командированным сотрудником БСО должен содержать все указанные в упомянутых нормах сведения и реквизиты. Документ, который не соответствует требованиям Положения, не подтверждает понесенные расходы (Письмо Минфина России от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666).

Отметим, что до вступления в силу Положения формы БСО утверждались Минфином России, большая их часть не применяется с 1 декабря 2008 г. (п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).

В частности, до указанной выше даты гостиницы выдавали в подтверждение расходов "Счет", который заполнялся с применением форм N 3-Г или N 3-Гм, утвержденных Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. Иметь чек ККТ при наличии "Счета" было не обязательно (Письмо МНС России от 23.04.2004 N 02-5-10/29, Постановление ФАС Московского округа от 05.05.2008 N КА-А40/3517-08).

В то же время в качестве оправдательного документа, подтверждающего затраты на проживание в гостинице, мог быть принят не только упомянутый выше "Счет", но и квитанция произвольной формы, имеющая все предусмотренные формами N 3-Г и N 3-Гм реквизиты и содержащая штамп "Оплачено" (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 02.02.2005 N А57-1202/04-22).

Нередко в счете гостиницы, помимо собственно расходов на проживание, отдельными строками выделяется стоимость дополнительных услуг (например, оплата за пользование телевизором, холодильником, утюгом). Затраты на оплату подобного рода дополнительных услуг формируют статью расходов по найму жилого помещения. Исключение составляют расходы на обслуживание в барах, в ресторанах и в номере, а также расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, сауной, фитнес-клубом). Если же в счете гостиницы отдельной строкой выделена также стоимость питания (обычно завтраков), то имейте в виду, что эти затраты вы не должны включать в стоимость проживания, поскольку они возмещаются за счет суточных. Таким образом, стоимость питания учесть при расчете налога на прибыль вы не сможете. При этом суточные выплачиваются работнику обязательно и включаются в расходы.

Однако если стоимость завтраков включена в стоимость проживания, но отдельной строкой не выделена (например, в счете имеется следующая формулировка "оплата за пребывание в гостинице, включая завтраки..." с указанием единой суммы), то, на наш взгляд, в составе расходов на проживание можно учесть всю зафиксированную в счете сумму.

Если работник направляется в заграничную командировку, то документом, подтверждающим расходы на проживание, является, как правило, так называемый инвойс (от англ. "invoice" - счет, фактура), который выдают зарубежные отели.

Не забудьте при этом, что такой счет, как и любой другой первичный учетный документ, который составлен на иностранном языке, необходимо построчно перевести на русский язык (абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Письма Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47). Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66). Иначе при проверках возможны претензии со стороны налоговой инспекции (по данному вопросу см. Письмо Минфина России от 04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148).

Также финансовое ведомство отмечает, что расходы по найму жилого помещения могут подтверждаться кассовыми чеками и чеками, выдаваемыми при операциях с использованием банковских карт (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).

Еще один вариант проживания командированного работника - это аренда квартиры. Он удобен в тех случаях, когда организация регулярно направляет своих сотрудников в командировку в один и тот же населенный пункт.

В такой ситуации доказательствами того, что расходы по аренде жилого помещения связаны с командировкой, являются: командировочное удостоверение и (или) приказ о командировке, проездные билеты, договор аренды, действующий в период командировки, платежные документы, которые свидетельствуют об уплате арендных платежей.

Порядок и размер возмещения работникам расходов по бронированию и найму жилого помещения на территории как РФ, так и иностранных государств вам нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (п. п. 14, 21 Положения о командировках).

Отметим, что до 2006 г. Минфин России вообще ставил под сомнение саму возможность учесть в составе командировочных расходов сумму арендной платы за жилье, арендованное для командированных работников (Письмо от 02.06.2005 N 03-03-01-04/1/306). Однако арбитражные суды принимали решения в пользу налогоплательщиков (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 04.04.2005 N А29-1590/2004а).

Свою позицию ведомство изменило после того, как в ст. 252 НК РФ были внесены поправки, согласно которым расходы можно подтверждать и косвенными документами. Поэтому организация вправе учитывать в целях налогообложения расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, но только за период фактического проживания (Письма Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/112, от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58).


2.4.2.6. Расходы на оформление виз, паспортов, ваучеров, приглашений


Такие расходы возникают в случае направления работников в зарубежные командировки.

При признании расходов на оформление виз организация может столкнуться с определенными трудностями, которые вызваны следующим.

Некоторые иностранные государства, так же как и Россия (п. 5 ст. 27 Федерального закона от 15.08.1996 N 114-ФЗ "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию"), не разрешают въезд в страну без оформления полиса медицинского страхования, действительного на их территории.

В такой ситуации приобретение полиса медицинского страхования является необходимым условием для оформления и получения визы.

Так как в данном случае затраты на медицинское страхование работников связаны с производственной необходимостью и обусловлены исключительно целью командировки, то стоимость страховки можно включать в состав расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такой вид командировочных расходов прямо предусмотрен в пп. "г" п. 23 Положения о командировках.

При этом для подтверждения таких затрат, помимо собственно полиса медицинского страхования, организации целесообразно запастись документом от посольства соответствующей страны, из которого бы усматривалось, что медицинская страховка является обязательным условием получения визы.

Если запланированная командировка за рубеж состоялась, то возникновение еще каких-либо сложностей в связи с признанием рассматриваемых затрат маловероятно. А вот в случае отмены поездки по тем или иным причинам у организации, скорее всего, будут проблемы.

Так, например, по мнению Минфина России, расходы на оформление и выдачу однократной, трехразовой и годовой виз в ситуации, когда командировки не состоялись, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли (Письмо от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).


2.4.2.7.Суточные


С 1 января 2009 г. суточные и полевое довольствие учитываются в составе командировочных расходов без каких-либо ограничений их размера.

Исходя из ст. ст. 168, 168.1 ТК РФ, Положения о командировках, а также Письма Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271, для учета таких расходов организации необходимо подтвердить:

- производственный характер командировки или нахождения в полевых условиях (приказ);

- продолжительность командировки (командировочное удостоверение, ксерокопии страниц загранпаспорта, проездные документы);

- расчет размера суточных (справка бухгалтера);

- факт получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

Кроме того, необходимо, чтобы размер и порядок выплаты суточных и полевого довольствия были закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ст. 168, 168.1 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

А вот представлять документы, подтверждающие расходование суточных (чеки, квитанции и т.п.), не нужно (Письма Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770, ФНС России от 11.12.2009 N 3-2-10/30).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ под суточными понимаются дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения о командировках, п. 14 Инструкции N 62).

Рассчитывая продолжительность командировки, надо иметь в виду, что днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта (п. 4 Положения о командировках, п. 7 Инструкции N 62). Таким же образом определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 4 Положения о командировках).

Рассмотрим на примере, как с учетом приведенных правил рассчитать количество дней, за которые командированному работнику должны быть выплачены суточные.


ПРИМЕР

расчета продолжительности командировки


Ситуация


Работник добирается до места командировки и обратно к месту постоянной работы самолетом.

Время вылета самолета при отправлении в командировку - 20 июля в 0 часов 10 минут, время прибытия самолета при возвращении из командировки - 24 июля в 23 часа 30 минут.

Время в пути до аэропорта, расположенного за чертой города, составляет 1,5 часа.

Необходимо рассчитать количество дней, за которые работнику полагаются суточные.


Решение


Общеизвестно, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.

Таким образом, чтобы успеть вовремя на регистрацию, работник должен выехать из города не позднее 22 часов 19 июля. Следовательно, в данном случае первым днем командировки является 19 июля.

Чтобы после прибытия самолета добраться до города, работнику потребуется 1,5 часа. С учетом времени прибытия самолета в городе работник окажется не ранее 1 часа 25 июля. Значит, последним днем командировки в рассматриваемой ситуации будет 25 июля.

Поэтому суточные работнику должны быть выплачены за 7 дней (с 19 по 25 июля).


Следует помнить, что если работник направлен в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, то суточные ему не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о командировках). Это правило предусматривалось также в п. 15 Инструкции N 62, и его правомерность была подтверждена Решением Верховного Суда РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147.

На практике встречаются ситуации, когда во время командировки работник по своей вине не выполнил трудовые обязанности. То есть случился простой по вине сотрудника. Платить ли суточные за дни такого простоя?

В ст. 72.2 ТК РФ простой определен как временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. При этом время простоя по вине работника не оплачивается (ст. 157 ТК РФ). Однако, как справедливо указывается в Письме Роструда от 30.04.2008 N 1024-6, суточные не являются вознаграждением за труд (заработной платой), а носят компенсационный характер. Выплата суточных не зависит от фактического выполнения работником трудовой функции. Следовательно, суточные надо выплатить за все дни нахождения работника в командировке.

За каждый день нахождения работника в командировке организация может включить в состав расходов, принимаемых в уменьшение прибыли, суточные в размере, установленном коллективным договором или локальными актами организации для командировок по территории РФ и для заграничных командировок (абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

Также в случае командирования работника за рубеж при расчете размера суточных необходимо учитывать правила п. п. 17, 18 Положения о командировках.

1. За время нахождения работника в пути суточные выплачиваются:

- при проезде по территории РФ - в размерах, предусмотренных в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации для командировок в пределах РФ;

- при проезде по территории иностранного государства - в размерах, которые закреплены организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте для командировок за рубеж.

2. При поездках за границу суточные за день пересечения государственной границы РФ выплачиваются в иностранной валюте как за дни нахождения за рубежом. А при следовании в Россию за день пересечения границы суточные выплачиваются как за дни нахождения на территории РФ.

3. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника.

Похожие правила содержались в совместном Письме Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ.

При этом день выбытия из одной страны в другую (день пересечения государственной границы) следует определять по отметке в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 Положения о командировках). Ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы работнику надо приложить к авансовому отчету (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

А как быть, когда работник направлен в командировку в страны СНГ, при пересечении границы с которыми в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о въезде (выезде)? В этой ситуации даты пересечения границы РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, которое оформляется как при командировании в пределах территории РФ (п. 19 Положения о командировках).

Ранее в таких случаях Минфин России в Письме от 14.12.2004 N 03-05-01-04/105 предлагал датой пересечения государственной границы РФ считать:

- при выезде - день отъезда работника из пункта отправления в РФ;

- при въезде - день отъезда работника из пункта командировки.


Если ваша организация применяет метод начисления, то расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При этом датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если ваша организация применяет кассовый метод, то затраты признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Каких-либо особенностей для признания командировочных расходов при применении кассового метода НК РФ не устанавливает.

При применении кассового метода командировочные расходы следует признавать в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. Причем сумма признанных расходов не должна превышать сумму выданного работнику аванса.

Если в авансовом отчете зафиксирован перерасход, то сумму превышения фактически понесенных командировочных расходов над суммой выданного аванса можно включать в состав расходов только после погашения соответствующей задолженности перед работником.

Как видим, независимо от применяемого организацией метода определения доходов и расходов для признания командировочных расходов в целях налогообложения необходим авансовый отчет.

На основании п. 26 Положения о командировках, п. 19 Инструкции N 62, абз. 3 п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18), авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах работник должен представить не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки. В этот же срок необходимо представить отчет о работе, выполненной в командировке (п. 26 Положения о командировках).

Форма этого первичного учетного документа (форма N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Отметим, что в налоговой декларации по налогу на прибыль организаций (форма по КНД 1151006, утвержденная Приказом Минфина России от 05.05.2008 N 54н) сумма командировочных расходов формирует показатель строки 040 Приложения N 2 к листу 02.




Раздел 3. ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ


Пунктом 2 ст. 264 НК РФ определено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

  • представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

  • участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

При этом место проведения таких мероприятий не имеет значения.

Также к представительским расходам относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

  • буфетное обслуживание во время переговоров;

  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Следует обратить внимание, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Для получения возможности учесть данные расходы как представительские в налоговом учете, необходимо оформить ряд документов. При этом формирование таких документов можно условно разделить на следующие этапы:


1. Оформление общих документов

Этот этап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетный год. Утверждается смета протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражаются:

  • перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы;

  • порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

  • порядок расходования подотчетных средств;

  • документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;

  • нормы отдельных видов представительских расходов.

Пример оформления Приказа по организации о представительских расходах см. в Приложении 5.


2. Оформление документов, связанных с конкретным мероприятием

В этом этапе оформляются документы, связанные с подготовкой к конкретному мероприятию. К ним относятся:

  • приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);

  • приказ о направлении приглашения на встречу (этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации);

  • программа встреч, с указанием даты, места, сроков проведения, а также количества приглашенных лиц и участников.

Кроме этих документов в бухгалтерию предоставляется утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия. При этом составляется смета на основании применяемых в организации норм расходования средств на представительские цели. После утверждения такой сметы лицу, ответственному за проведение встречи, по расходному кассовому ордеру в подотчет выдаются денежные средства. Порядок контроля над расходованием и списанием средств также устанавливается приказом по организации.

3. Оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

На этом этапе лицом, ответственным за проведение деловой встречи, оформляются документы, к которым относятся:

  • отчет о проведении мероприятия;

  • отчет о расходах по нему;

  • авансовый отчет ответственного лица с первичными документами.

В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:

  • цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

  • дата и место проведения;

  • программа мероприятий;

  • состав приглашенной делегации;

  • участники принимающей стороны;

  • величина расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Пример оформления отчета о проведении деловой встречи см. в Приложении 6.

Обратите внимание! По каждому случаю приема делегации составляется акт по утвержденной руководителем форме. Этот документ должен содержать следующие данные: дата, место и программа проведения деловой встречи, список участвующих лиц с обеих сторон, величину фактических расходов. К нему прилагаются копии первичных документов, которые сотрудник, ответственный за проведение мероприятия, сдает вместе с авансовым отчетом.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами и кредиту счета учета денежных средств в кассе. Подобная ситуация может иметь место, когда сумма фактически произведенных расходов оказалась больше суммы выданного аванса.

Если для проведения деловой встречи привлечены сторонние организации (например, предприятия общественного питания), то документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, то такие расходы подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами (Письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807, Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115).

Так как все расходы по проведенному мероприятию должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, то согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" эти документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

При наличии полного пакета документов данные расходы учитываются при налогообложении. При этом стоит учесть, что представительские расходы относятся к нормируемым расходам и согласно п. 2 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. При этом такие затраты включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают доходы от производства и реализации текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 НК РФ).

При этом представительские расходы в части превышения предельного размера, установленного НК РФ, относятся налогоплательщиком в состав расходов, не учитываемых при налогообложении (п. 42 ст. 270 НК РФ). Не следует забывать о том, что база для исчисления предельной суммы представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, определяется нарастающим итогом с начала налогового периода, что установлено п. 3 ст. 318 НК РФ.

Обратите внимание! Датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Также в отношении представительских расходов налогоплательщик имеет право на вычет сумм "входного" налога на добавленную стоимость, но только в размере, соответствующем нормативу представительских расходов, установленному п. 2 ст. 264 НК РФ.

В качестве представительских расходов могут быть признаны и затраты организации на приобретение продуктов питания и одноразовой посуды, израсходованной для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов, при проведении деловых переговоров и презентаций услуг, при условии их документального подтверждения (Письмо УФНС России по г. Москве от 6 октября 2006 г. N 20-12/89121.2).

В отношении приобретения спиртных напитков при организации официального приема Минфин России в Письме от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136 разъясняет, что затраты на покупку продуктов питания для организации данного приема, в том числе спиртных напитков, можно учесть в составе представительских расходов.

Суд в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 16 июля 2008 г. по делу N А56-15358/2007 также придерживается мнения, что затраты, связанные с приобретением алкогольной продукции, можно включать в состав представительских расходов, так как в НК РФ законодатель не детализировал перечень затрат, которые относятся к представительским расходам, и не указал на то, что к таким расходам не относится стоимость продуктов питания или напитков, в том числе спиртных.



4. Представительские расходы - транспортное обеспечение

К перечню представительских расходов относятся и расходы на транспортное обеспечение. Однако для признания данного вида расходов представительскими, необходимо их соответствующее документальное подтверждение.

Если расходы на транспортное обеспечение доставки участников переговоров, участников заседания руководящего органа организации к месту проведения мероприятия и обратно отмечены в отчете и подтверждены первичными документами, то их можно учесть при налогообложении.

Если транспортировка участников переговоров, участников заседания руководящего органа организации к месту проведения мероприятия и обратно осуществлялась специализированной сторонней организацией, то первичными документами будут являться:

  • договор;

  • двусторонний акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;

  • счет на оплату транспортных услуг;

  • счет-фактура на сумму оказанных транспортных услуг.

Организация (принимающая сторона) также может воспользоваться услугами такси. Эти расходы могут быть включены в транспортные затраты при наличии заполненного бланка заказа и, желательно, чека ККТ.

При использовании организацией собственного транспорта документами, подтверждающими факт осуществления представительских расходов, будут являться:

  • путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;

  • авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.

В бухгалтерском учете представительские расходы (транспортные расходы), в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденным Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н (далее - ПБУ 10/99), принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности.



5. Представительские расходы - необоснованные расходы

При проведении официальных приемов, зачастую организация несет расходы, не входящие в перечень представительских расходов, определенный НК РФ. В связи с этим у организации, осуществившей такие расходы, возникают проблемы с их учетом.

Пункт 2 ст. 264 НК РФ помимо определения "представительских расходов" содержит и их перечень. Перечень этих расходов дает основание считать его закрытым, а все, что в нем не поименовано, к представительским расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, не относится.

Такой вывод подтверждается и Письмом Минфина России от 16 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/235, в котором рассматривается ситуация, когда организация произвела расходы на официальный прием и обслуживание делегации иностранной компании. Ею были оплачены счета за проживание президента и других представителей иностранной компании в гостинице г. Москвы. На вопрос, вправе ли организация учесть в составе представительских расходов для целей исчисления налога на прибыль расходы на оплату проживания участников иностранной делегации, Минфин России отвечает, что такие расходы не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли, так как данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ.

Если организация кроме проживания оплачивает еще и проезд деловых партнеров, то также может возникнуть конфликт с проверяющими. Такой вывод можно сделать на основании разъяснения столичных чиновников, приведенных в Письме УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. N 28-11/62271(Письмо Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235).

Судебная практика:

Однако существует ряд судебных решений, в которых несколько иначе трактуется норма п. 2 ст. 264 НК РФ. В частности, суд в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 г. N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) по делу N А81-1259/2005 пришел к выводу, что понятие "обслуживание" в смысле п. 2 ст. 264 НК РФ имеет широкий спектр, куда в соответствии с положениями ст. 11 НК РФ можно отнести в том числе и обеспечение жильем прибывшего из другого населенного пункта.

Поэтому требования налогоплательщика о признании недействительным решения налогового органа в части отнесения на расходы при исчислении налога на прибыль представительских расходов, в том числе на проживание в гостинице представителей других организаций, были удовлетворены.

К аналогичному выводу пришел суд в Постановлении ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. по делу N N А72-5629/05-6/435, А72-5959/05-6/450.

Таким образом, учитывая мнение арбитров, можно сделать вывод, что у налогоплательщиков есть шанс доказать свое право на включение в состав представительских расходов сумм на оплату гостиничных услуг и билетов для приглашенных партнеров.

Нередко организации, устраивая официальный прием, несут расходы по оформлению помещений для проведения встречи, вручают прибывшим гостям сувениры или подарки. Однако не всегда такие затраты налоговые органы считают обоснованными.

Что касается сувенирной продукции, то согласно Письму Минфина России от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136 расходы на приобретение сувениров для иностранной делегации п. 2 ст. 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

Налоговые органы не столь категоричны, о чем свидетельствует Письмо МНС России от 16 августа 2004 г. N 02-5-10/51 "О порядке учета в целях исчисления налога на прибыль стоимости сувенирной продукции", в котором разъясняется, что расходы на вручение сувенирной продукции, содержащей символику фирмы, не могут быть признаны расходами на рекламу, но могут быть признаны в качестве представительских расходов.

При этом расходы в виде стоимости сувениров, не содержащие логотипа организации и безвозмездно передаваемые организациям-контрагентам, не учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п. 16 ст. 270 НК РФ.

Кроме перечисленных выше расходов у организации могут возникнуть проблемы с местом проведения официальных встреч.

НК РФ прямо указывает на то, что место проведения встреч не имеет значения для принятия к учету представительских расходов, что дает право налогоплательщику проводить переговоры не только на территории принимающей стороны, но и в любом другом месте.

Однако налоговики считают, что места, связанные с организацией развлечений и отдыха, не могут являться местом проведения деловых переговоров. На это указывает существующая арбитражная практика, в частности Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 октября 2005 г. по делу N А56-3124/2005, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 июня 2004 г. по делу N А05-14160/03-13, Постановление ФАС Московского округа от 12 сентября 2005 г., 5 сентября 2005 г. по делу N КА-А40/8426-05, и другие.

6. Переговоры с физическими лицами.

А могут ли быть учтены при налогообложении прибыли расходы на проведение переговоров с физическими лицами - клиентами организации, в том числе в неофициальной обстановке (во время завтраков, обедов или иных аналогичных мероприятий), проводимые в целях развития взаимовыгодного сотрудничества? В ответе на такой вопрос сотрудники Минфина России в Письме от 27 марта 2009 г. N 03-03-06/2/64 высказали мнение, что к представительским расходам, помимо расходов на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами-клиентами организации.

Если по результатам переговоров договор все-таки заключен не был, по нашему мнению, осуществленные представительские расходы могут приниматься в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, но в составе внереализационных (а не прочих) расходов - как расходы по деятельности, не давшей результата (пп. 11 п. 1 ст. 265 НК РФ). На сумму прямых затрат должен быть составлен дополнительный акт, утверждаемый руководителем организации или уполномоченным лицом.


Пример. Организацией "Альфа" в мае проведены переговоры с представителями организации "Дельта". Целью переговоров является достижение соглашения об организации совместного производства товаров народного потребления.

Затраты принимающей стороны - организации "Альфа" - на проведение переговоров составили (суммы без учета налога на добавленную стоимость) 25 350 руб., в том числе:

  • официальный прием (обед в ресторане) - 16 450 руб.;

  • транспортное обслуживание участников переговоров - 3700 руб.;

  • расходы на организацию развлечений (посещение театра) - 5200 руб.

Расходы на оплату труда за 4 месяца текущего года у организации "Альфа" - 236 430 руб.

Из состава представительских расходов, учитываемых в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль, следует исключить расходы на организацию развлечений, отдыха, в примере это расходы на посещение театра, так как эти расходы не относятся к представительским расходам в целях налогообложения прибыли.

Таким образом, из всех расходов на проведение переговоров с представителями другой организации представительскими расходами будет признана сумма 20 150 руб. (25 350 руб. - 5200 руб.).

Расходы на оплату труда за период с января по апрель составили в организации "Альфа" по условиям примера 236 430 руб. Норматив представительских расходов составит 9457,20 руб. (236 430 руб. x 4%). Поскольку норматив расходов меньше суммы фактически произведенных представительских расходов, в целях налогообложения прибыли организация "Альфа" может учесть только 9457,20 руб., а оставшаяся сумма 10 692,80 руб. (20 150 руб. - 9457,20 руб.) не может быть учтена в целях налогообложения прибыли организации.





























Приложение 1

Утверждено приказом № 4 от 11.01.2012


ИНСТРУКЦИЯ

для подотчетных лиц


1. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕГ В КАССЕ

1.1. Для получения наличных денег в ООО “Промсервис” в подотчет работник пишет заявление на имя руководителя с указанием целей их расходования, визирует его у руководителя и приносит в бухгалтерию.

1.2. Командированному сотруднику деньги выдаются в подотчет на время командировки, в остальных случаях подотчетные суммы предоставляются на срок 10 дней. Если в течение этого времени подотчетные суммы не израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.

1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.


2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ

2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО “Промсервис”.

2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.

2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору.

2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.


3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ

3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:

1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);

2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);

3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

3.2. За дни командировки в пределах территории РФ работнику выплачиваются суточные в размере 700 руб. в день, за пределами территории РФ — в размере 2500 руб. в день.


4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:

1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;

2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;

3) на оплату услуг переводчиков.


5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником:

1) при покупке в розничном магазине — кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);

2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, — любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);

3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т.п.) — кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);

4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2 (если она оформлялась);

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) — кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);

6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) — договор и расписка физлица в получении денег;

7) при обмене валюты — справка о покупке или продаже валюты;

8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.


Документ

На что обратить внимание в документах

Товарный чек

Чек обязательно должен содержать:

наименование документа и дату его составления;

наименование организации-продавца (ф. и. о. предпринимателя);

перечень купленных товаров, их количество с указанием измерителя и цены;

должность лица, оформившего документ, и его подпись

Документ об оплате, выдаваемый взамен кассового чека

Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а также:

порядковый номер документа;

ИНН продавца;

фамилия и инициалы лица, оформившего документ

БСО

Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа (билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг такси и др.), должна стоять печать продавца

Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ)

В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика) должно значиться ООО “Промсервис

Счет-фактура

В качестве покупателя и грузополучателя должно значиться ООО “Промсервис

В счете-фактуре на аванс в строке 5 (“К платежно-расчетному документу...”) должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в графе “Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права” должно быть указано наименование товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата. Хотя возможна и общая формулировка — например, продукты питания, строительные материалы и т.д.

Квитанция к ПКО (унифицированной формы

КО-1)

Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать, а также оттиск штампа, подтверждающего проведение операции (например, “Оплачено”)

Справка о покупке или продаже валюты

Нужно проверить правильность заполнения паспортных данных. Печать банка не

обязательна

Договор о приобретении товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя

В договоре должны быть указаны ф. и. о. физлица, его паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре купли-продажи — наименование покупаемого товара, в договоре возмездного оказания услуг — вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды — адрес помещения и срок аренды)

Расписка физлица-непредпринимателя

Должны быть указаны дата ее составления, полученная сумма, ее назначение (ссылка на договор),

ф. и. о. и паспортные данные получателя, его подпись


6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т. п.).

6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.

6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои ф. и. о., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной — записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

6.4. Авансовый отчет работника проверяется в течение 5 рабочих дней. В случае утверждения отчета в этот же срок работнику выдается из кассы перерасход.













Приложение 2

Общество с ограниченной ответственностью

"Ромашка"


Приложение N 7

к коллективному договору


Представитель работодателя Представитель работников

генеральный директор мастер участка N 1

Петров (В.С. Петров) Разводной (А.А. Подвинский)


26 декабря 2010 г.



Положение о служебных командировках

в пределах Российской Федерации

-------------------------------


1. Общие положения


1.1. Настоящее Положение о служебных командировках (далее - Положение) устанавливает основные правила и порядок направления работников ООО "Ромашка" в служебные командировки в пределах Российской Федерации.

1.2. Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

1.3. Положение обязательно для исполнения всеми работниками ООО "Ромашка", кроме лиц, указанных в п. 1.4 Положения.

1.4. Положение не распространяется:

- на беременных работниц;

- работников в возрасте до 18 лет;

- работников в период действия ученического договора;

- работников с разъездным характером работы (Приложение N 5 к коллективному договору);

- работников, имеющих детей в возрасте до трех лет или детей-инвалидов в возрасте до 16 лет.

1.5. Не допускаются командировки по вопросам, которые могут быть решены без выезда на место.

1.6. В зависимости от оснований выезда служебные командировки подразделяются на:

- плановые, которые осуществляются в соответствии с утвержденными в установленном порядке планами и соответствующими сметами;

- внеплановые - для решения внезапно возникших проблем, требующих немедленного рассмотрения, либо в иных случаях, предусмотреть которые заблаговременно не представляется возможным.


2. Срок командировки


2.1. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

2.2. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о днях прибытия в место командировки и выбытия. Если работник командирован последовательно в несколько населенных пунктов, отметки о днях прибытия и выбытия делаются в каждом пункте.

2.3. При необходимости решение о продлении первоначально установленного срока командировки принимает генеральный директор ООО "Ромашка" по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом генерального директора.

2.4. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

2.5. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0.00 и позднее -последующие сутки.

2.6. При задержке в пути работник обязан представить оправдательный документ транспортной организации (справку о причинах опоздания транспортного средства). При отсутствии такого документа пропущенное время в период командировки не включается, за него работнику не выплачиваются суточные, не возмещаются затраты на оплату жилья и прочие расходы.


3. Порядок направления в командировку и возвращения из нее


3.1. Убытие.

3.1.1. Направление работников в командировку производится на основании приказа генерального директора (по форме N Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, далее - Постановление N 1).

3.1.2. Руководитель подразделения командируемого сотрудника оформляет командировочное задание (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением N 1) с описанием основных направлений работы сотрудника в командировке.

3.1.3. За один день до отъезда работнику выдается командировочное удостоверение (форма N Т-10, утвержденная Постановлением N 1). Если сотрудник возвращается из командировки в день отъезда, командировочное удостоверение выписывается в общем порядке.

3.1.4. Командируемый работник совместно с руководителем своего подразделения составляет смету командировочных расходов на основании норм, установленных разд. 5 Положения. При необходимости решение о произведении затрат сверх норм, установленных разд. 5 Положения, принимает генеральный директор предприятия на основании служебной записки непосредственного руководителя командируемого работника. Смету расходов командируемого работника утверждают руководитель предприятия и главный бухгалтер.

3.1.5. За один день до отъезда в командировку работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся по утвержденной руководителем организации смете командировочных расходов. При получении аванса работник подписывает и передает в бухгалтерию расписку о согласии на удержание сумм неиспользованного аванса из начисленной заработной платы в случае просрочки их возврата свыше срока, установленного в п. 3.2.4 Положения.

3.1.6. В случае если необходимость в осуществлении дополнительных затрат возникла у работника в течение командировки, он обязан согласовать эти расходы со своим непосредственным руководителем. Факт согласования (разрешения) дополнительных расходов подтверждается направлением командированному факсимильного сообщения, зарегистрированного в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Ответственность за дополнительные расходы командированного работника сверх утвержденной сметы несет его непосредственный руководитель, санкционировавший их осуществление.

3.1.7. Непосредственный руководитель обязан провести подробный инструктаж командируемого работника.

3.1.8. При наличии нескольких видов транспорта, связывающего место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта, заказывает и приобретает по наличному расчету из сумм полученного аванса билеты на проезд.

3.1.9. Регистрация лиц, отбывающих в командировки, ведется инспектором отдела кадров в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

3.1.10. В день отъезда сотрудник не обязан являться на основное рабочее место.

3.2. Возвращение.

3.2.1. Работник обязан выйти на свое рабочее место на следующий рабочий день после дня прибытия из командировки.

3.2.2. Отметку в командировочном удостоверении о возвращении сотрудника делает специалист отдела кадров.

3.2.3. По возвращении из командировки работник в произвольной форме составляет отчет о выполнении командировочного задания и в течение трех дней сдает его руководителю своего подразделения.

3.2.4. По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет (по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи с командировкой денежных средствах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы об оплате жилого помещения, документы о фактических расходах по проезду и иных связанных с командировкой расходах.

3.2.5. По всем дополнительным расходам должны быть представлены подтверждающие документы.

3.2.6. Руководитель утверждает командировочные расходы работника, произведенные в пределах норм, установленных разд. 5 Положения, и на основании сметы командировочных расходов. Командировочные расходы работника, произведенные им сверх согласованной сметы и без согласования (разрешения) непосредственного руководителя, утверждению и возмещению не подлежат.

3.2.7. Работник в течение трех рабочих дней по приезде из командировки возвращает в кассу остаток неиспользованного аванса, выданного на командировку. При несвоевременном возврате остатка неиспользованного аванса работодатель вправе удержать его из сумм заработной платы работника на основании приказа генерального директора и расписки работника о его согласии на удержание.

3.2.8. В случае перерасхода денежных средств организация компенсирует работнику на основании его заявления суммы перерасхода, утвержденные руководителем организации.


4. Гарантии командированным работникам


4.1. При направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение места работы и среднего заработка. В случае, когда сумма среднего заработка за период командировки оказывается меньше, чем сумма заработной платы, начисленной исходя из должностного оклада, работнику гарантирована доплата до суммы заработка, рассчитанной из должностного оклада без учета других доплат и надбавок (приложение N 1 к коллективному договору). Доплата производится за счет собственных средств предприятия. Она облагается НДФЛ в общем порядке.

4.2. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Табель на командированного работника ведется по графику основного места работы. Он корректируется по возвращении сотрудника на основании данных командировочного удостоверения.

4.3. Если сотрудник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, ему производится доплата в размере двойной дневной тарифной ставки.

4.4. В случае, когда по распоряжению работодателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении производится доплата в размере двойной дневной тарифной ставки.

4.5. В случае временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается соответствующее пособие. Течение командировки прерывается с первого дня нетрудоспособности и возобновляется со следующего дня после ее окончания.

4.6. За период временной нетрудоспособности командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении). Ему выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению командировочного задания или вернуться к месту постоянного жительства.

4.7. Выплата заработной платы командированному работнику производится одним из следующих способов по его выбору:

- почтовым переводом;

- на лицевой счет в банке;

- через доверенное лицо из кассы предприятия.

Расходы по выплате заработной платы работникам, находящимся в командировке, несет работодатель.


5. Перечень и нормы командировочных расходов


5.1. Расходы на проезд.

5.1.1. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере фактически уплаченных сумм, подтвержденных оправдательными документами (билетами на железнодорожный, водный, автомобильный транспорт, распечаткой электронного билета и посадочным талоном на самолет, квитанциями об оплате дополнительных услуг и сборов перевозчика). Они включают стоимость фактически оплаченных:

- услуг по проезду от места проживания к месту командировки с учетом норм комфортабельности, установленных в п. 5.1.2 Положения);

- услуг по проезду к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

- страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- услуг по предварительной продаже проездных документов;

- услуг по использованию в поездах постельных принадлежностей;

- услуг VIP-залов в аэропортах (для работников административного управления);

- аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта.

5.1.2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не свыше стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда, для работников административного управления - в вагоне класса "СВ";

- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом - экономическим классом, для работников административного управления - бизнес-классом;

- автомобильным транспортом - на любом автотранспортном средстве (включая такси).


5.2. Расходы на оплату жилья

5.2.1. Командированный работник вправе самостоятельно выбрать место проживания в командировке (гостиница или частный сектор). Он имеет право от лица предприятия:

- заключить договор аренды жилого помещения;

- произвести выплату арендной платы. Если арендодатель – физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, то удержать НДФЛ в размере 13% от суммы арендной платы;

- получить расписку о получении арендной платы арендодателем - физическим лицом.

5.2.2. При предъявлении подтверждающих документов (счета за проживание в гостинице, выполненного типографским способом, расписки физического лица – арендодателя жилого помещения о получении арендной платы, договора аренды жилого помещения) командированному работнику возмещаются затраты по найму жилого помещения в месте командировки со дня прибытия и по день выезда. Они включают расходы:

- по найму (аренде) жилья в размере фактических затрат, но не более 1000 руб. в сутки на человека, а для работников административного управления - 1500 руб.;

- оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

5.2.3. Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной оправдательными документами (см. п. 2.7 Положения), возмещаются в размере фактических документально подтвержденных затрат, но не более 1000 руб. на человека в сутки для всех категорий работников.

5.2.4. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения (в том числе при задержке в пути), ему выплачивается компенсация стоимости найма жилья в размере 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.


5.3. Суточные.

5.3.1. Командированному работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке в размере 800 руб., включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в дороге. Сумма превышения суточных по сравнению с нормой, установленной в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, облагается налогом на доходы физических лиц.

5.3.2. При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.


5.4. Прочие командировочные расходы.

5.4.1. При наличии оправдательных документов, подтверждающих оплату, командированным работникам возмещаются:

- расходы на междугородние переговоры с телефона гостиницы (наемного жилого помещения), с мобильного телефона на телефонные номера непосредственного руководителя (на основании распечатки узла связи, предоставившего услуги по месту командирования) в размере фактических затрат;

- расходы на оплату за пользование Интернетом в размере фактических затрат, но из расчета не более 500 руб. за 30 календарных дней;

- представительские расходы (для работников административного управления) в размере фактических затрат, но не более 2500 руб. на одно приглашенное лицо;

- иные затраты, осуществление которых согласовано с непосредственным руководителем командированного работника, одобрено генеральным директором и главным бухгалтером.

5.4.2. Командированный работник обязан сохранять все документы, подтверждающие расходы.


6. Срок действия Положения

Положение вступает в силу с 1 января 2011 г. и применяется в течение времени действия коллективного договора, приложением к которому оно является.














Приложение к Положению о командировках

(образец расписки командированного работника)

В бухгалтерию ООО "Ромашка"

Расписка


Я, _____________________________________________________________,

(должность, фамилия, имя, отчество, табельный номер работника)

согласен(на) на удержание из моей заработной платы не возвращенного

в срок, установленный в п. 3.2.4 Положения о командировках,

неиспользованного аванса.


"_____" _________ 20__ года _____________ (___________________)

число месяц подпись фамилия









































Приложение 3







Общество с ограниченной ответственностью "____________"

_____________________________________________

Приказ


О проведении официальной встречи

В целях перезаключения контрактов на 2012 г. приказываю:

1. Провести официальную встречу с представителями фирм-покупателей.

2. Ответственным за организацию встречи назначить коммерческого директора _________________.

3. __________________:

- разработать и представить на утверждение программу официальной встречи _____________________ до 01.02.2012;

- определить место проведения мероприятия;

- согласовать с контрагентами точную дату и список участников с их стороны;

- представить к рассмотрению проекты договоров поставки;

- составить смету на проведение официальной встречи, согласовать ее с финансовой службой и представить на утверждение до 01.02.2012;

- по итогам встречи (в течение 5 рабочих дней) составить отчет о мероприятии и акт о фактически понесенных расходах.




Генеральный директор __________________ ФИО
















Приложение 4



Общество с ограниченной ответственностью "_________________"

________________________________________________







Смета

на проведение официальной встречи


Наименование расходов

Предельная сумма в руб.

Транспортные расходы:
- авиабилеты (_ чел.)
- такси аэропорт - гостиница - аэропорт



Проживание в гостинице



Аренда зала в ресторане,
прием на __ человек, в том числе ___ приглашенных



Услуги переводчика



Обзорная экскурсия по Москве с посещением
Московского Кремля



ИТОГО




Коммерческий директор _______________ ФИО



Утверждаю:

Генеральный директор _________________ ФИО











Приложение 5



Общество с ограниченной ответственностью "____________________"

________________________________________________________




Отчет

о проведенной официальной встрече


" " _______________2012 г.

" " _______________2012 г.состоялась официальная встреча с представителями фирм-покупателей ООО "______________________".

Присутствовали:

1. От ООО "_________________"...

2. От ООО "_________________"...

3. От ЗАО "__________________"...

4. От ООО "__________________"...

Целью мероприятия являлось заключение контрактов на 2012 г. Программа мероприятия:

" " _______________2012 г.

НАПРИМЕР

14:00 - 16:00 - прием в ресторане, подведение итогов работы за 20011 г., обсуждение дальнейшего сотрудничества.

16:00 - 19:00 - обзорная экскурсия по Москве с посещением Московского Кремля.

" " _______________2012 г.

10:00 - 13:00 - демонстрация основной номенклатуры товара, образцов продукции, графика продаж. Подписание контрактов на 2012 г.


Результаты:

1. Достигнуты соглашения по многим ключевым позициям.


2. Подписаны контракты от " " _______________2012 г.N ____, от " " _______________2012 г.N ____, дополнительное соглашение к договору от.









Приложение 6






Акт

об осуществлении

представительских расходов


" " _______________2012 г.


" " _______________2012 г.состоялась официальная встреча с представителями фирм-покупателей ООО "___________________________".


Вид расхода

N и дата документа

Фактически
оплачено

Предельная
сумма по
смете

Первый квартал

Транспортные расходы
(авиабилеты, такси)

Авансовый отчет,
копии а/билетов, счет
такси





Проживание в гостинице

Счет гостиницы





Аренда зала в ресторане,
прием

Акт ресторана





Услуги переводчиков

Акт выполненных работ





Культурная программа

Авансовый отчет,
билеты





Итого








Коммерческий директор ___________________ ФИО



Согласовано:

Главный бухгалтер ___________________ ФИО









Приложение 7


Общество с ограниченной ответственностью "____________________"

________________________________________________________






Бухгалтерская справка

" " _______________2012 г.



Вид расхода

N и дата документа

Фактически
оплачено

Норматив в налоговом учете

Первый квартал

Транспортные расходы
(авиабилеты, такси)

Авансовый отчет,
копии а/билетов, счет
такси





Проживание в гостинице

Счет гостиницы





Аренда зала в ресторане,
прием

Акт ресторана





Услуги переводчиков

Акт выполненных работ





Культурная программа

Авансовый отчет,
билеты





Итого







Расходы на оплату труда







Предельный норматив 4%









Главный бухгалтер ______________________________ ФИО





Поделки из яиц от киндер сюрприза 42
Посадка огурцов в стаканчики: когда сеять и
Поделки из яиц от киндер сюрприза 48
Почти закончил Боббер Sex and Rock Roll
Поделки из яиц от киндер сюрприза 17
Как удалить и что это
Поделки из яиц от киндер сюрприза 78
Как сделать слайд-шоу из фотографий за 5 минут
Поделки из яиц от киндер сюрприза 54
Образец портфолио ученика начальных классов. Шаблоны и
Поделки из яиц от киндер сюрприза 75
Тюнинг Ford Transit - Форум Форд Транзит
Поделки из яиц от киндер сюрприза 84
Самодельный листогиб. Листогибочный станок
Поделки из яиц от киндер сюрприза 22
Что подарить ребенку на 1 год: обзор лучших вариантов
Поделки из яиц от киндер сюрприза 98
Самодельный короб для саба - Видеоинстукции
Поделки из яиц от киндер сюрприза 48
Рукоделие своими руками для дома, мастер классы
Поделки из яиц от киндер сюрприза 56
Поделки из яиц от киндер сюрприза 49
Поделки из яиц от киндер сюрприза 48
Поделки из яиц от киндер сюрприза 29
Поделки из яиц от киндер сюрприза 20
Поделки из яиц от киндер сюрприза 94
Поделки из яиц от киндер сюрприза 86
Поделки из яиц от киндер сюрприза 19

Читать далее:

  • Как из бумаги сделать ландыш из
  • Как избавиться от усиков у девушек в домашних условиях
  • Смешное поздравленье брату с днем рожденья
  • Вязание жилета для девочки на пуговицах спицами
  • Дом брус 6х6 своими руками